Modelo de libro de caja gratisImprima páginas de libro de caja para rellenar cada día a mano, o escriba ingresos y gastos con el saldo de caja. Gratis, sin cuenta.

Cómo usar el modelo de libro de caja

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   Caja y saldo inicial

   Indique el nombre de la empresa o asociación, la caja (por ejemplo la caja de la tienda o la caja de la asociación) y el saldo inicial: el dinero que hay realmente en la caja al empezar.

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   Imprimir páginas en blanco

   Deje los apuntes vacíos: la página se llena de filas vacías, y «Páginas en blanco adicionales» añade más. Cada página tiene las columnas Fecha, N.º doc., Concepto, Ingreso, Gasto y Saldo, y abajo una línea «Total de la página / suma y sigue».

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   Rellenar a mano cada día

   Anote cada ingreso y cada gasto el mismo día, con su número de documento, y calcule el nuevo saldo. Cuente el dinero de la caja con regularidad: la cantidad contada debe coincidir con el saldo del libro.

Consejos

• Numere los documentos (tiques, facturas, recibos) por orden, y escriba el número en el documento y en el libro. «+ Ingreso» y «+ Gasto» proponen solos el número siguiente.
• En el concepto indique de dónde viene el ingreso o a quién se paga, y cómo (efectivo, transferencia…).
• No deje líneas en blanco ni tache: si se equivoca, anote un asiento de corrección con la fecha del día. En los cuatro países los libros se llevan sin huecos, raspaduras ni tachaduras.
• El saldo no puede bajar de cero: de la caja no puede salir más dinero del que contiene. El formulario le avisa si sus cifras dan ese resultado.
• El dinero que lleva al banco es un gasto del libro de caja; el cambio que retira del banco es un ingreso.
• Para una asociación: la línea de firma «control de la caja» permite a quien revisa firmar las páginas controladas.
• Guarde los justificantes junto con las páginas del libro, por orden de fecha.

Papel o pantalla: qué es este modelo y qué no es

Esta plantilla sirve para llevar un libro de caja en papel como registro auxiliar: imprima páginas en blanco y rellénelas a mano cada día. También puede escribir aquí los ingresos y los gastos: el saldo, los totales de página y el cierre se calculan, lo que sirve como vista general. Pero todo lo que escribe en pantalla se puede modificar.

No sustituye la contabilidad ni los libros que exige la ley, ni es un programa de facturación, ni un libro electrónico inalterable. Este modelo no dice que ninguna administración lo acepte: ante la duda, pregunte a su asesor o contable.

Lo que dice la ley

España: Contabilidad del empresario: Todo empresario debe llevar una contabilidad ordenada, adecuada a su actividad, que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones y la elaboración periódica de balances e inventarios, con un libro de Inventarios y Cuentas anuales y otro Diario. Un libro de caja es un registro auxiliar útil, pero no sustituye estos libros. (art. 25 Código de Comercio). Autónomos en estimación directa: En el IRPF, quienes desarrollan actividades empresariales en estimación directa simplificada llevan un libro registro de ventas e ingresos, otro de compras y gastos y otro de bienes de inversión; los profesionales, libros de ingresos, de gastos, de bienes de inversión y de provisiones de fondos y suplidos. Los justificantes se conservan durante el plazo de prescripción. (art. 68 Reglamento del IRPF). Sin espacios ni tachaduras: Los libros y documentos contables se llevan, cualquiera que sea el procedimiento, con claridad, por orden de fechas, sin espacios en blanco, interpolaciones, tachaduras ni raspaduras. Los errores u omisiones se salvan a continuación, en cuanto se advierten. (art. 29 Código de Comercio). Conservación: seis años: Los empresarios conservan los libros, la correspondencia, la documentación y los justificantes de su negocio, debidamente ordenados, durante seis años a partir del último asiento, salvo que otras normas establezcan otra cosa. (art. 30 Código de Comercio). Asociaciones: Las asociaciones llevan una contabilidad que permita obtener la imagen fiel del patrimonio, del resultado, de la situación financiera y de las actividades de la entidad, conforme a las normas que les sean aplicables. Las cuentas se aprueban cada año en la Asamblea General. (art. 14 Ley Orgánica 1/2002). Pagos en efectivo: No pueden pagarse en efectivo las operaciones de 1.000 € o más en las que alguna de las partes actúe como empresario o profesional (10.000 € si paga un particular sin domicilio fiscal en España). Se suman los pagos en que se haya fraccionado la operación, y los justificantes de pago por otros medios se conservan cinco años. (art. 7 Ley 7/2012).

México: Contabilidad electrónica: Para efectos fiscales, la contabilidad incluye los libros, sistemas y registros contables y la documentación comprobatoria. Los registros o asientos se llevan en medios electrónicos, conforme al Reglamento y a las reglas del SAT, y la información contable se envía cada mes a través de la página de Internet del SAT. La documentación comprobatoria debe estar disponible en el domicilio fiscal. (art. 28 Código Fiscal de la Federación). Conservación: cinco años: Quienes están obligados a llevar contabilidad la conservan a disposición de las autoridades fiscales; quienes no lo están conservan en su domicilio la documentación relacionada con sus obligaciones fiscales. El plazo es de cinco años desde que se presentaron o debieron presentarse las declaraciones relacionadas. (art. 30 Código Fiscal de la Federación).

Colombia: Contabilidad del comerciante: Todo comerciante debe llevar contabilidad regular de sus negocios, en idioma castellano, por partida doble y en libros registrados, de modo que dé una historia clara, completa y fidedigna de los negocios. Las operaciones se asientan en orden cronológico, con referencia a los comprobantes que las respaldan (número, fecha, origen, descripción y cuantía). Un libro de caja es un registro auxiliar y no sustituye estos libros. (arts. 19, 50 y 53 Código de Comercio). Prohibiciones en los libros: En los libros de comercio se prohíbe alterar el orden o la fecha de las operaciones, dejar espacios que faciliten intercalaciones, hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones, borrar o tachar asientos y arrancar hojas. Cualquier error u omisión se salva con un nuevo asiento en la fecha en que se advierta. (art. 57 Código de Comercio (Ley 2195 de 2022)). Libro fiscal de operaciones diarias: El artículo 616 del Estatuto Tributario prevé que ciertos vendedores de bienes o servicios gravados (antes, los del régimen simplificado) lleven un libro fiscal de registro de operaciones diarias por cada establecimiento, foliado, con la identificación del contribuyente y las operaciones de cada día; al final de cada mes se totalizan compras e ingresos, y el libro debe estar en el establecimiento. La Ley 2010 de 2019 eliminó las referencias al régimen simplificado: confirme con la DIAN quién está obligado hoy. (art. 616 Estatuto Tributario; art. 20 Ley 2010 de 2019). Conservación: diez años: Los libros y papeles de comercio se conservan cuando menos diez años, contados desde su cierre o desde la fecha del último asiento, documento o comprobante. (art. 60 Código de Comercio).

Argentina: Quién lleva contabilidad: Están obligadas a llevar contabilidad todas las personas jurídicas privadas y quienes realizan una actividad económica organizada o son titulares de una empresa o establecimiento comercial, industrial, agropecuario o de servicios. Quedan excluidos los profesionales liberales y las actividades agropecuarias no organizadas como empresa, y cada jurisdicción local puede eximir a las actividades de poco volumen. (art. 320 Código Civil y Comercial). Libros rubricados: Son registros indispensables el diario, el de inventario y balances y los que exija la actividad. La contabilidad se lleva en libros encuadernados que se individualizan (rubrican) en el Registro Público. Un libro de caja impreso desde esta página no es un libro rubricado. (arts. 322 y 323 Código Civil y Comercial). Sin blancos ni tachaduras: Se prohíbe alterar el orden de los asientos, dejar blancos para intercalaciones, interlinear, raspar, enmendar o tachar, y arrancar hojas; los errores y omisiones se salvan con un nuevo asiento en la fecha en que se advierten. Los registros se llevan en forma cronológica, actualizada, en idioma y moneda nacional. (arts. 324 y 325 Código Civil y Comercial). Conservación: diez años: Salvo que leyes especiales fijen plazos mayores, se conservan por diez años los libros (desde el último asiento), los demás registros (desde la última anotación) y los comprobantes (desde su fecha). (art. 328 Código Civil y Comercial).

No he podido consultar Verifactu ni las reglas de los programas de caja (TPV) en España, el Reglamento del Código Fiscal de la Federación y las reglas del SAT sobre quién está exento de la contabilidad electrónica (por ejemplo, el régimen RESICO) ni los límites de deducción de pagos en efectivo en México (las reformas del Código Fiscal entre 2021 y 2025 no están todas comprobadas), quién está obligado hoy al libro fiscal del art. 616 del Estatuto Tributario en Colombia (conviene confirmarlo con la DIAN), ni las reglas de ARCA y del monotributo ni las exenciones provinciales del art. 320 del Código Civil y Comercial en Argentina. En España solo cito el plazo de seis años del Código de Comercio. Ninguno de los cuatro países tiene un formulario oficial de libro de caja.

Todo esto es un resumen, no asesoramiento jurídico.

• art. 30 Código de Comercio (España)
• art. 68 Reglamento del IRPF (España)
• art. 14 Ley Orgánica 1/2002 (España)
• art. 7 Ley 7/2012 (España)
• art. 30 Código Fiscal de la Federación (México)
• art. 60 Código de Comercio (Colombia)
• art. 616 Estatuto Tributario; art. 20 Ley 2010 de 2019 (Colombia)
• art. 328 Código Civil y Comercial (Argentina)