Modèle de livre de caisse gratuitImprimez des pages de livre de caisse à remplir chaque jour à la main, ou saisissez recettes et dépenses avec le solde de caisse. Gratuit, sans compte.

Comment utiliser le modèle de livre de caisse

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   Caisse et solde initial

   Indiquez le nom de l’entreprise ou de l’association, la caisse (par exemple la caisse de la boutique ou la caisse de l’association) et le solde initial : l’argent réellement présent dans la caisse au départ.

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   Imprimer des pages vierges

   Laissez les écritures vides : la page se remplit de lignes vides, et « Pages vierges supplémentaires » en ajoute d’autres. Chaque page a des colonnes Date, N° pièce, Libellé, Recette, Dépense et Solde, et en bas une ligne « Total de la page / report ».

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   Remplir à la main chaque jour

   Notez chaque recette et chaque dépense le jour même, avec son numéro de pièce, et calculez le nouveau solde. Comptez régulièrement l’argent de la caisse : le montant compté doit correspondre au solde du livre.

Conseils

• Numérotez les pièces (tickets, factures, reçus) à la suite, et écrivez le numéro sur la pièce et dans le livre. « + Recette » et « + Dépense » proposent le numéro suivant tout seuls.
• Dans le libellé, indiquez l’origine de la recette (le client) et le mode de règlement (espèces, chèque…) : ce sont des informations que le livre des recettes d’un micro-entrepreneur doit contenir en France.
• Une erreur se barre d’un trait qui laisse le texte lisible, et on réécrit juste à côté. Ne gommez pas, ne recouvrez pas, pas de correcteur liquide : un livre tenu à la main l’est sans blanc ni altération.
• Le solde ne peut jamais passer sous zéro : il ne peut pas sortir de la caisse plus d’argent qu’elle n’en contient. Le formulaire vous avertit si vos chiffres donnent ce résultat.
• L’argent que vous portez à la banque est une dépense du livre de caisse ; la monnaie que vous retirez de la banque est une recette.
• Pour une association : la ligne de signature « contrôle de la caisse » permet à la personne qui vérifie de signer les pages contrôlées.
• Classez les pièces justificatives avec les pages du livre, par ordre de date.

Papier ou écran : ce que ce modèle est, et n’est pas

Ce modèle sert à imprimer un livre de caisse papier : imprimez des pages vierges et remplissez-les à la main chaque jour. Vous pouvez aussi saisir ici les recettes et les dépenses : le solde, les totaux de page et l’arrêté sont alors calculés, ce qui convient comme vue d’ensemble ou comme modèle. Mais tout ce que vous saisissez à l’écran reste modifiable.

Ce n’est donc ni un logiciel de caisse certifié ni un livre électronique inaltérable. En France, un commerçant qui enregistre ses paiements avec un logiciel ou un système de caisse doit en utiliser un qui répond à des conditions de sécurité ; l’administration fiscale précise que celui qui suit ses recettes seulement avec un journal de caisse papier n’y est pas soumis. Cette page ne dit pas que l’administration accepte ce modèle : en cas de doute, demandez à votre expert-comptable.

Ce que dit la loi

France : aucun formulaire officiel n’existe pour un livre de caisse. Le micro-entrepreneur commerçant tient un livre des recettes : par ordre chronologique, avec le montant, l’origine (identité du client), le mode de règlement et les références des pièces justificatives, totalisées tous les 3 mois ; pour les ventes au détail et les services aux particuliers, les opérations de moins de 76 € peuvent être inscrites globalement en fin de journée (Code de commerce, art. R123-203 et suivants ; CGI, art. 286, d’après service-public.gouv.fr).

Pour le commerçant, les mouvements sont enregistrés par ordre chronologique ; une fois enregistrées, les écritures ne peuvent pas être modifiées, et les livres tenus à la main le sont sans blanc ni altération (Code de commerce, art. L123-12 et suivants, R123-172 et suivants). Les livres et les pièces justificatives sont conservés au moins 10 ans à partir de la clôture de l’exercice (art. L123-22).

Logiciel de caisse : l’assujetti à la TVA qui vend à des particuliers et enregistre les paiements reçus au moyen d’un logiciel ou d’un système de caisse doit utiliser un logiciel sécurisé, justifié par un certificat ou une attestation de l’éditeur (CGI, art. 286, I, 3° bis). Selon le BOFiP, celui qui suit ses recettes uniquement avec un facturier ou un journal de caisse papier n’est pas soumis à cette obligation, pas plus que les entreprises en franchise en base de TVA ou qui ne vendent qu’à des professionnels.

Belgique : je n’ai pas pu lire les textes officiels belges (sites injoignables ou protégés) ; je ne dis donc rien de la comptabilité ni des caisses enregistreuses belges.

Suisse : les entreprises individuelles et les sociétés de personnes de moins de 500 000 francs de chiffre d’affaires, ainsi que les associations non inscrites au registre du commerce, ne tiennent qu’une comptabilité des recettes et des dépenses ainsi que du patrimoine (CO, art. 957). Chaque écriture est complète, fidèle, systématique, traçable et justifiée par une pièce comptable (art. 957a al. 2). Les livres et les pièces sont conservés dix ans à partir de la fin de l’exercice (art. 958f al. 1 et 3).

Luxembourg : toutes les opérations sont inscrites sans retard, de manière fidèle et complète et par ordre de dates ; les commerçants personnes physiques dont le chiffre d’affaires ne dépasse pas 100 000 euros hors TVA peuvent tenir une comptabilité simplifiée (Code de commerce, art. 9, 11 et 13). Les pièces justificatives sont classées par ordre de date (art. 14), et les livres et pièces conservés dix ans à partir de la clôture de l’exercice (art. 16).

Québec : en général, il faut conserver les registres et les pièces justificatives six ans à partir de la fin de la dernière année d’imposition visée, au Canada, dans le lieu d’affaires ou la résidence (Agence du revenu du Canada). Je n’ai pas pu lire les pages de Revenu Québec.

Ceci est un résumé, pas un conseil juridique ni comptable.

• Obligations comptables du micro-entrepreneur (service-public.gouv.fr)
• Obligations comptables du commerçant (service-public.gouv.fr)
• BOI-TVA-DECLA-30-10-30 : logiciels de caisse (BOFiP)
• Code des obligations, art. 957, 957a et 958f (Fedlex)
• Code de commerce luxembourgeois (Legilux)
• Conserver vos registres : pendant combien de temps (Agence du revenu du Canada)