Registro de kilometraje para imprimirAnote sus trayectos o imprima páginas en blanco para llevar en el coche. Sin registro y sin enviar nada de lo que escribe.

Cómo hacer su registro de kilometraje

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   Indique el vehículo y el período

   Escriba el conductor, la empresa, el vehículo y la matrícula, el período y el odómetro al inicio. Estos datos aparecen en la parte superior de la primera página.

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   Imprima páginas en blanco o anote los trayectos

   Para llevarlo en el coche, imprima páginas en blanco: la última página se rellena con filas vacías y puede añadir más páginas. O anote sus trayectos aquí: la distancia se calcula con las lecturas del odómetro, o puede escribirla usted.

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   Revise e imprima

   El formulario le avisa si el odómetro retrocede, si un trayecto tiene una fecha fuera del período o si los trayectos suman más que la diferencia entre las dos lecturas. Imprima el registro o guárdelo en PDF.

Consejos

• Anote cada trayecto justo después de hacerlo, no a fin de mes: el registro es mucho más fiable.
• El odómetro de salida debería ser igual al de llegada del trayecto anterior. Un salto entre los dos se nota enseguida.
• En un trayecto de trabajo, anote a quién vio y por qué, no solo el lugar.
• Guarde los tiques de estacionamiento y de peaje junto al registro: la columna «Peajes, parking» no sustituye al comprobante.
• La tarifa por km es opcional. Use la que le indique su empresa o su asesor: la plantilla no fija ninguna tarifa y se limita a multiplicar los km de trabajo por la tarifa que escriba.
• Puede cambiar todos los textos, por ejemplo «Registro de kilometraje» por «Bitácora de viajes» o «Motivo profesional» por «Cliente visitado».

Lo que dicen las normas

Ninguno de los cuatro países (España, México, Colombia y Argentina) tiene un modelo oficial de registro de kilometraje, y ninguna de las normas que he leído dice qué debe contener. Este registro sirve para justificar los kilómetros recorridos y su motivo; no cuente con que una administración lo «acepte» por sí solo: lo que cuenta son las reglas de su país y los justificantes que conserve.

España. Lo que la empresa paga a un trabajador por usar su propio coche en desplazamientos de trabajo está exento en el IRPF hasta 0,26 euros por kilómetro, más los peajes y el aparcamiento justificados, siempre que se justifique la realidad del desplazamiento; lo que supere ese importe tributa (art. 9 del Reglamento del IRPF; Orden HFP/792/2023). La plantilla puede multiplicar sus kilómetros por la tarifa que usted escriba, pero no fija ninguna tarifa: 0,26 € es el máximo exento, no una tarifa obligatoria. Para el IVA, un turismo se presume afecto a la actividad en un 50 %; un porcentaje distinto hay que acreditarlo con cualquier medio de prueba, y un registro de kilometraje puede ser uno de ellos, pero la ley no lo nombra ni dice que baste (art. 95 de la Ley del IVA). No he leído la guía de la Agencia Tributaria para autónomos.

México. Los gastos de viaje, incluido el pago de kilometraje, solo son deducibles si se hacen fuera de una faja de 50 kilómetros alrededor del establecimiento, a favor de un trabajador o de un prestador de servicios profesionales, y con comprobante fiscal si se realizan en México (art. 28 fracción V de la Ley del Impuesto sobre la Renta). Un registro de kilometraje documenta los recorridos y su motivo, pero no es un CFDI. No he comprobado los límites diarios vigentes después de abril de 2024 ni las reglas de la miscelánea fiscal.

Colombia. Si la empresa paga viáticos, debe especificar el valor de cada concepto, y lo que sirve solo para el transporte no es salario (art. 130 del Código Sustantivo del Trabajo). En el impuesto de renta, un gasto es deducible si tiene relación de causalidad con la actividad y es necesario y proporcionado (art. 107 del Estatuto Tributario); un registro de recorridos ayuda a demostrar esa relación, aunque la ley no lo mencione. No he revisado las normas de la DIAN sobre viáticos de trabajadores independientes.

Argentina. Los gastos de movilidad y viáticos se deducen en la suma que reconozca ARCA (art. 86 inciso e de la Ley de Impuesto a las Ganancias), y los gastos de un automóvil (combustible, seguro, patente, mantenimiento) solo hasta una suma global anual por unidad que fija ARCA, salvo que el automóvil sea el objeto de la actividad (art. 92 inciso l). No he comprobado los importes vigentes y no los escribo aquí.

Es un resumen, no asesoramiento fiscal. Consulte a su asesor o a la administración tributaria de su país.

• España: Reglamento del IRPF, art. 9 (BOE)
• España: Orden HFP/792/2023, 0,26 € por kilómetro (BOE)
• España: Ley del IVA, art. 95 (BOE)
• México: Ley del Impuesto sobre la Renta (Orden Jurídico Nacional)
• Colombia: Código Sustantivo del Trabajo (Senado)
• Colombia: Estatuto Tributario (Senado)
• Argentina: Ley de Impuesto a las Ganancias (InfoLEG)