Registro de quilometragem para imprimirAnote os seus trajetos ou imprima páginas em branco para levar no carro. Sem cadastro e sem enviar nada do que você escreve.

Como fazer o registro de quilometragem

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   Preencha os dados gerais

   Escolha o país e o período do registro. As distâncias são em quilômetros.

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   Motorista e veículo

   Escreva o nome do motorista, o veículo, a placa (no Brasil) ou a matrícula (em Portugal) e as leituras do hodômetro no início e no fim do período. Em Portugal, indique também o proprietário da viatura.

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   Anote os trajetos

   Uma linha por trajeto, com a data, o destino (de – para), o motivo profissional e as leituras do hodômetro: o formulário calcula os quilômetros, ou você os digita. O botão «Repetir o último trajeto» copia o trajeto para o dia seguinte.

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   Totais, assinatura e arquivo

   O registro soma os quilômetros de trabalho, os pedágios e o estacionamento, o valor por quilômetro e o uso profissional do veículo. Imprima, assine, se quiser, e guarde-o junto com os comprovantes de despesas.

O que o registro deve conter

• O motorista, a empresa (se houver), o veículo, a placa ou a matrícula e, em Portugal, o proprietário da viatura
• O período do registro e as leituras do hodômetro no início e no fim
• Para cada trajeto: a data, os locais de partida e de chegada, o motivo profissional e os quilômetros
• Pedágios e estacionamento de cada trajeto, se forem reembolsados
• O valor por quilômetro combinado e o total do reembolso
• Uma declaração e a assinatura, se quiser

Dicas

• Anote cada trajeto no mesmo dia, ou na mesma semana: um registro feito na hora é mais fiável do que um reconstituído de memória.
• Escreva o motivo com precisão (o cliente, o local, o que foi feito), não só «trabalho».
• Leia o hodômetro no início e no fim do período: assim se vê a parte do uso profissional no total de quilômetros rodados.
• Sem trajetos ainda? Deixe a lista vazia e imprima páginas em branco para guardar no carro.
• Para o valor por quilômetro, use o valor que a sua empresa ou o seu contador indicar: o modelo não fixa nenhum valor.

O que diz a lei

Não encontrei nenhum modelo oficial de controle de quilometragem no Brasil nem em Portugal: um modelo livre como este serve.

Brasil. A lei federal que li não fixa um valor por quilômetro nem um modelo de controle: o reembolso é o combinado com o empregador ou o cliente. As importâncias pagas a título de ajuda de custo ou diárias para viagem, ainda que habituais, não integram a remuneração do empregado nem são base de encargos trabalhistas e previdenciários (CLT, art. 457, § 2º); a lei não diz que um reembolso por quilômetro é uma «ajuda de custo». O controle de quilometragem documenta os percursos que justificam o reembolso. Não li o tratamento do reembolso pela Receita Federal.

Portugal. A empresa que paga ao trabalhador uma compensação pelo uso do carro próprio (ou ajudas de custo) só pode deduzi-la no IRC se tiver, por cada pagamento, um mapa que permita controlar as deslocações: os locais, o tempo de permanência, o objetivo e, na viatura própria, a identificação da viatura e do proprietário e os quilómetros percorridos (Código do IRC, art. 23.º-A, n.º 1, h)). Este modelo tem esses campos. Para o trabalhador, o que exceder os limites legais (os dos trabalhadores em funções públicas) é tributado em IRS como rendimento do trabalho (Código do IRS, art. 2.º, n.º 3, d)). Não consegui confirmar numa fonte oficial o valor por quilómetro em vigor, por isso o modelo não o escreve nem o sugere: confirme-o.

É um resumo, não orientação jurídica.

• Brasil: CLT, art. 457 (Câmara dos Deputados)
• Portugal: Código do IRC, art. 23.º-A (Autoridade Tributária)
• Portugal: Código do IRS, art. 2.º (Autoridade Tributária)
• Portugal: Decreto-Lei 106/98, ajudas de custo e transporte (Diário da República)