Werkstattrechnung VorlageKunde, Fahrzeug, Teile und Arbeitslohn eintragen, in der Vorschau prüfen und drucken oder als PDF speichern. Kostenlos, ohne Anmeldung.

So schreiben Sie Ihre Werkstattrechnung

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   Werkstatt, Kunde und Fahrzeug eintragen

   Tragen Sie Name, Anschrift und Steuernummer oder USt-IdNr. Ihrer Werkstatt ein, dazu den Kunden mit Anschrift und das Fahrzeug mit FIN, Kennzeichen und km-Stand. Ihre Werkstattdaten bleiben im Browser gespeichert, sodass Sie sie nur einmal eingeben.

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   Teile und Arbeitslohn

   Fügen Sie mit „+ Teil“ die Ersatzteile und mit „+ Arbeit“ die Arbeitszeit hinzu, jeweils mit Menge oder Stunden und Nettopreis. Die Vorlage rechnet die Summen für Teile und Arbeitslohn, den Nettobetrag, die MwSt. und den Gesamtbetrag aus.

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   Prüfen, drucken oder als PDF senden

   Unter dem Formular sehen Sie, welche Pflichtangaben noch fehlen. Drucken Sie die Rechnung oder speichern Sie sie als PDF. Mit „Neue Rechnung“ bleiben Ihre Werkstattdaten stehen, und die Rechnungsnummer zählt weiter.

Tipps für die Werkstattrechnung

• Tragen Sie alle Preise netto ein. Der MwSt.-Satz gilt für Teile, Arbeitslohn und Kleinmaterial; ein Rabatt wird vor der Steuer abgezogen.
• Arbeitszeit können Sie in Stunden („Std.“) oder in Arbeitswerten („AW“) angeben: Tragen Sie die Einheit ins Feld neben der Menge und den Preis je Einheit ein.
• Schreiben Sie das Leistungsdatum dazu, also den Tag, an dem die Reparatur ausgeführt wurde, oder den Zeitraum.
• Der km-Stand bei Annahme und Abgabe und die FIN helfen später, die Rechnung dem Fahrzeug zuzuordnen, etwa im Serviceheft oder beim Verkauf.
• Unter „Empfohlene Arbeiten“ notieren Sie, was Ihnen aufgefallen ist, aber noch nicht gemacht wurde, zum Beispiel abgefahrene Bremsbeläge hinten.
• Lassen Sie den Kunden bei der Abholung unterschreiben, wenn Sie die Unterschriftszeile verwenden, und bewahren Sie eine Kopie auf.

Was das Gesetz sagt

Deutschland: Welche Angaben eine Rechnung enthalten muss, steht in § 14 Abs. 4 UStG. Dazu gehören Name und Anschrift der Werkstatt und des Kunden, die Steuernummer oder USt-IdNr. der Werkstatt, das Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der eingebauten Teile und Umfang und Art der Arbeiten, der Zeitpunkt der Leistung, das Nettoentgelt sowie Steuersatz und Steuerbetrag. Als Leistungszeitpunkt darf auch der Kalendermonat stehen (§ 31 Abs. 4 UStDV).

Bei einem Gesamtbetrag bis 250 Euro genügen weniger Angaben: Name und Anschrift der Werkstatt, Datum, Leistung sowie Entgelt und Steuer in einer Summe mit dem Steuersatz (§ 33 UStDV). Kleinunternehmer ist, wer im Vorjahr höchstens 25.000 Euro und im laufenden Jahr höchstens 100.000 Euro Gesamtumsatz hat (§ 19 Abs. 1 UStG). Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus; ihre Rechnung nennt das Entgelt in einer Summe mit einem Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt (§ 34a UStDV). Wer Umsatzsteuer ausweist, obwohl er dazu nicht berechtigt ist, schuldet den ausgewiesenen Betrag (§ 14c Abs. 2 UStG).

Für Reparaturen an Fahrzeugen anderer Unternehmen, die wie Ihre Werkstatt in Deutschland ansässig sind, ist die Rechnung grundsätzlich als E-Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format auszustellen (§ 14 Abs. 2 UStG); sie ist dann innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung auszustellen. Diese Vorlage erstellt eine Rechnung auf Papier oder als PDF, also keine E-Rechnung. Das ist übergangsweise erlaubt: für Umsätze bis zum 31. Dezember 2026, für Umsätze im Jahr 2027 nur, wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betrug; als PDF jeweils mit Zustimmung des Empfängers (§ 27 Abs. 38 UStG). Rechnungen bis 250 Euro und Rechnungen von Kleinunternehmern dürfen immer auf Papier oder als PDF gehen (§ 33 und § 34a UStDV). Rechnungen an Privatkunden sind davon nicht betroffen; für eine Rechnung als PDF braucht es aber auch hier die Zustimmung des Empfängers (§ 14 Abs. 1 UStG).

Ein Doppel jeder Rechnung bewahren Sie acht Jahre auf, gerechnet ab Ende des Jahres, in dem sie ausgestellt wurde (§ 14b Abs. 1 UStG).

Schweiz: Eine Rechnung ist auf Verlangen auszustellen. Sie nennt in der Regel Name und Ort beider Seiten, die Nummer im Register der steuerpflichtigen Personen, Datum oder Zeitraum der Leistung, Art und Umfang der Leistung, das Entgelt sowie Steuersatz und Steuerbetrag (Art. 26 MWSTG).

Österreich: Die österreichischen Regeln habe ich noch nicht am Originaltext geprüft.

Das ist eine Zusammenfassung, keine Rechtsberatung. Fragen Sie im Zweifel Ihre Steuerberatung oder Ihr Finanzamt.

• § 14 UStG: Ausstellung von Rechnungen (gesetze-im-internet.de)
• § 14b UStG: Aufbewahrung von Rechnungen
• § 14c UStG: Unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis
• § 19 UStG: Besteuerung der Kleinunternehmer
• § 27 UStG: Anwendungsvorschriften (Abs. 38: Übergang zur E-Rechnung)
• § 31 UStDV: Angaben in der Rechnung
• § 33 UStDV: Rechnungen über Kleinbeträge
• § 34a UStDV: Rechnungen von Kleinunternehmern
• Art. 26 MWSTG: Rechnung (Fedlex, Schweizerische Bundeskanzlei)