Rechnung Vorlage kostenlosRechnung mit allen Pflichtangaben ausfüllen, in der Vorschau prüfen und drucken oder als PDF speichern. Kostenlos, ohne Anmeldung.

So schreiben Sie Ihre Rechnung

1. 1

   Ihre Angaben und den Kunden eintragen

   Tragen Sie Ihren Namen oder Ihre Firma, die Anschrift und Ihre Steuernummer oder USt-IdNr. ein, dazu den Kunden mit vollständiger Anschrift. Ihre Angaben bleiben im Browser gespeichert, sodass Sie sie nur einmal eingeben.

2. 2

   Leistungen, Datum und Steuersatz

   Listen Sie die Positionen mit Menge und Einzelpreis (netto) auf, geben Sie das Leistungsdatum oder den Zeitraum an und tragen Sie den MwSt.-Satz ein. Die Vorlage rechnet Nettobetrag, Steuer je Satz und Gesamtbetrag aus. Als Kleinunternehmer setzen Sie stattdessen das Häkchen bei § 19 UStG.

3. 3

   Prüfen, drucken oder als PDF senden

   Unter dem Formular sehen Sie, welche Pflichtangaben noch fehlen. Drucken Sie die Rechnung oder speichern Sie sie als PDF. Mit „Neue Rechnung“ bleiben Ihre Angaben und der Kunde stehen, und die Rechnungsnummer zählt weiter.

Mehrere Steuersätze, Kleinbeträge und Kleinunternehmer

• Der MwSt.-Satz im Formular gilt für die ganze Rechnung. Hat eine Position einen anderen Satz, tragen Sie ihn im kleinen Feld neben der Bezeichnung ein. Die Rechnung zeigt dann den Nettobetrag und die Steuer für jeden Satz getrennt und in der Tabelle eine Spalte mit dem Satz jeder Position.
• Einen Rabatt verteilt die Vorlage anteilig auf die Steuersätze. Versandkosten werden mit dem Satz der Rechnung berechnet; tragen Sie sie als eigene Position ein, wenn ein anderer Satz gelten soll.
• Liegt der Gesamtbetrag bei höchstens 250 €, prüft das Formular nur die Angaben, die eine Kleinbetragsrechnung braucht. Sie dürfen trotzdem alle Angaben eintragen.
• Mit dem Häkchen „Kleinunternehmer“ entfallen die Steuerzeilen, und unter der Tabelle steht ein Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG. Sie können den Satz umformulieren; das Formular erinnert Sie dann daran, dass der Hinweis enthalten sein muss.
• Für Bau- und Handwerkerleistungen rund um ein Grundstück an Privatpersonen können Sie einen Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht des Kunden drucken lassen.
• Steht für die Leistung 0 % Steuer, braucht die Rechnung einen Hinweis auf die Steuerbefreiung. Schreiben Sie ihn in die Anmerkungen.

Was das Gesetz sagt

Deutschland: Welche Angaben eine Rechnung enthalten muss, steht in § 14 Abs. 4 UStG. Dazu gehören Name und Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden, Ihre Steuernummer oder USt-IdNr., das Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der Leistung, der Zeitpunkt der Leistung, das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Nettoentgelt sowie Steuersatz und Steuerbetrag. Als Leistungszeitpunkt darf auch der Kalendermonat stehen (§ 31 Abs. 4 UStDV).

Bei einem Gesamtbetrag bis 250 Euro genügen weniger Angaben: Name und Anschrift des Leistenden, Datum, Leistung sowie Entgelt und Steuer in einer Summe mit dem Steuersatz (§ 33 UStDV). Kleinunternehmer ist, wer im Vorjahr höchstens 25.000 Euro und im laufenden Jahr höchstens 100.000 Euro Gesamtumsatz hat (§ 19 Abs. 1 UStG). Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus; ihre Rechnung nennt das Entgelt in einer Summe mit einem Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt (§ 34a UStDV, § 19 UStG). Wer Umsatzsteuer ausweist, obwohl er dazu nicht berechtigt ist, schuldet den ausgewiesenen Betrag (§ 14c Abs. 2 UStG).

Zwischen Unternehmen, die beide in Deutschland ansässig sind, ist die Rechnung grundsätzlich als E-Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format auszustellen (§ 14 Abs. 2 UStG). Diese Vorlage erstellt eine Rechnung auf Papier oder als PDF, also keine E-Rechnung. Das ist übergangsweise erlaubt: für Umsätze bis zum 31. Dezember 2026, für Umsätze im Jahr 2027 nur, wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betrug; als PDF jeweils mit Zustimmung des Empfängers (§ 27 Abs. 38 UStG). Rechnungen bis 250 Euro und Rechnungen von Kleinunternehmern dürfen immer auf Papier oder als PDF gehen (§ 33 und § 34a UStDV). Rechnungen an Privatpersonen sind davon nicht betroffen; für eine Rechnung als PDF braucht es aber auch hier die Zustimmung des Empfängers (§ 14 Abs. 1 UStG).

In bestimmten Fällen, etwa bei Leistungen an andere Unternehmer, ist die Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung auszustellen (§ 14 Abs. 2 UStG). Ein Doppel jeder Rechnung bewahren Sie acht Jahre auf, gerechnet ab Ende des Jahres, in dem sie ausgestellt wurde (§ 14b Abs. 1 UStG).

Schweiz: Eine Rechnung ist auf Verlangen auszustellen. Sie nennt in der Regel Name und Ort beider Seiten, die Nummer im Register der steuerpflichtigen Personen, Datum oder Zeitraum der Leistung, Art und Umfang der Leistung, das Entgelt sowie Steuersatz und Steuerbetrag (Art. 26 MWSTG).

Österreich: Die österreichischen Regeln habe ich noch nicht am Originaltext geprüft.

Das ist eine Zusammenfassung, keine Rechtsberatung. Fragen Sie im Zweifel Ihre Steuerberatung oder Ihr Finanzamt.

• § 14 UStG: Ausstellung von Rechnungen (gesetze-im-internet.de)
• § 14b UStG: Aufbewahrung von Rechnungen
• § 14c UStG: Unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis
• § 19 UStG: Besteuerung der Kleinunternehmer
• § 27 UStG: Anwendungsvorschriften (Abs. 38: Übergang zur E-Rechnung)
• § 31 UStDV: Angaben in der Rechnung
• § 33 UStDV: Rechnungen über Kleinbeträge
• § 34a UStDV: Rechnungen von Kleinunternehmern
• Art. 26 MWSTG: Rechnung (Fedlex, Schweizerische Bundeskanzlei)

Tipps für eine Rechnung, die pünktlich bezahlt wird

• Vergeben Sie jede Rechnungsnummer nur einmal und zählen Sie fortlaufend weiter, zum Beispiel RE-2026-031, RE-2026-032.
• Schreiben Sie die Leistung so, dass Ihr Kunde sie ohne Rückfrage zuordnen kann: was, wie viel und wann.
• Nennen Sie ein klares Zahlungsziel wie „14 Tage netto“. Die Vorlage rechnet daraus das Fälligkeitsdatum aus.
• Geben Sie unter „Zahlungsinformationen“ Kontoinhaber, IBAN und einen Verwendungszweck mit der Rechnungsnummer an.
• Senden Sie die Rechnung bald nach der Leistung und bewahren Sie von jeder Rechnung eine Kopie auf.