Handelsrechnung (Zollrechnung) VorlageHandelsrechnung für den Versand in ein Land außerhalb der EU ausfüllen, in der Vorschau prüfen und drucken oder als PDF speichern. Kostenlos, ohne Anmeldung.
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Hinweis: Erstellt mit SnapPaperwork. Für echte Sendungen. Eine Handelsrechnung mit falschen Werten, Waren oder Ursprungsangaben, etwa um Zoll oder Abgaben zu umgehen, kann Betrug sein.
So erstellen Sie Ihre Handelsrechnung
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Grunddaten eintragen
Wählen Sie das Land, aus dem Sie versenden, die Währung der Rechnung und das Papier. Tragen Sie Rechnungsnummer und Datum ein, bei Bedarf Bestell- und Sendungsnummer.
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Absender und Empfänger
Geben Sie Ihre Firma oder Ihren Namen mit vollständiger Anschrift samt Land an, dazu Ihre EORI-Nummer, falls Sie eine haben. Beim Empfänger zählt die Lieferanschrift. Ist der Käufer jemand anderes, fügen Sie das Feld „Käufer“ hinzu.
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Sendung und Waren
Tragen Sie Ursprungs- und Bestimmungsland, den Grund der Ausfuhr, die Lieferbedingung (Incoterms), Packstücke und Gewichte ein. Jede Position bekommt eine genaue Warenbeschreibung, die Zolltarifnummer, die Menge und den Einzelwert; die Summen rechnet das Formular aus.
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Unterschreiben und beilegen
Prüfen Sie die Vorschau, unterschreiben Sie im Formular oder auf dem Ausdruck und legen Sie die Handelsrechnung der Sendung bei, zum Beispiel in einer Dokumententasche außen am Paket.
Was die Vorlage abfragt
Eine feste Liste von Pflichtangaben für eine Handelsrechnung bei der Ausfuhr habe ich auf zoll.de nicht gefunden. Was Ihr Versanddienstleister und der Zoll des Bestimmungslands verlangen, erfragen Sie am besten dort. Alle Felder und Beschriftungen der Vorlage lassen sich ändern.
- Absender bzw. Ausführer und Empfänger mit vollständiger Anschrift und Land, dazu den Käufer, falls er nicht der Empfänger ist
- Rechnungsnummer, Datum, Bestell- und Sendungsnummer
- Ursprungsland, Bestimmungsland, Grund der Ausfuhr (Verkauf, Geschenk, Muster, Rücksendung, Reparatur) und Lieferbedingung
- Versanddienstleister, Anzahl der Packstücke, Netto- und Bruttogewicht
- Je Position: Warenbeschreibung, Zolltarifnummer, Ursprung, Menge und Wert
- Warenwert, Fracht, Versicherung, sonstige Kosten und Rechnungsbetrag in der gewählten Währung
- EORI-Nummer oder USt-IdNr. von Absender und Empfänger, eine Erklärung und die Unterschrift
Tipps für die Praxis
- Beschreiben Sie jede Ware so, dass man sie ohne Rückfrage erkennt: was es ist, woraus es besteht und wofür es ist, etwa „Strickpullover für Damen, 100 % Schurwolle“ statt „Kleidung“.
- Wiegen Sie die Sendung, statt das Gewicht zu schätzen. Das Nettogewicht ist die Ware allein, das Bruttogewicht mit Verpackung.
- Nennen Sie bei der Lieferbedingung einen Incoterm und einen Ort, zum Beispiel „DAP Zürich“. So ist klar, wer Transport und Einfuhrabgaben trägt.
- Geht die Sendung an Empfänger außerhalb des deutschsprachigen Raums, fragen Sie Ihren Versanddienstleister, in welcher Sprache die Rechnung sein soll. Sie können alle Beschriftungen unter „Beschriftungen ändern“ anpassen oder die englische Vorlage verwenden.
- Legen Sie genug Exemplare bei: Wie viele es sein müssen, sagt Ihnen Ihr Versanddienstleister. Ein Exemplar behalten Sie für Ihre Unterlagen.
- Für Waren ohne Verkauf, etwa Geschenke oder Muster, wählen Sie den passenden Grund der Ausfuhr und geben trotzdem den tatsächlichen Wert an.
Was das Gesetz sagt
Pakete in ein Land außerhalb der EU dürfen nach den Angaben des Zolls ohne Ausfuhranmeldung verschickt werden, wenn sie keine kommerziellen Waren enthalten oder kommerzielle Waren im Wert von höchstens 1.000 Euro, für die keine Verbote, Beschränkungen, Genehmigungen oder Erstattungen gelten. Bei Postsendungen nach dem Weltpostvertrag bringt der Versender eine Zollinhaltserklärung (CN 22 oder CN 23) mit Angaben zu Wert und Inhalt an.
Ist eine Ausfuhranmeldung nötig, wird sie in Deutschland elektronisch über ATLAS-Ausfuhr abgegeben oder über die Internet-Ausfuhranmeldung-Plus (IAA PLUS). Übersteigt eine Sendung 1.000 Euro bzw. 1.000 Kilogramm Eigenmasse nicht und gibt es keine Verbote, Beschränkungen oder besonderen Förmlichkeiten, kann sie nach Angaben des Zolls auch mündlich direkt bei der Ausgangszollstelle angemeldet werden. Für die Wertgrenze zählt der statistische Wert, der aus dem Rechnungspreis errechnet wird.
Die nötigen Unterlagen müssen beim Abgeben einer Zollanmeldung im Besitz des Anmelders sein und auf Verlangen der Zollstelle vorgelegt werden (Art. 163 Zollkodex der Union). In der Ausfuhranmeldung wird die 8-stellige Warennummer angegeben; die ersten sechs Stellen sind das Harmonisierte System (HS). Die Nummer finden Sie im Elektronischen Zolltarif (EZT-online) oder im Warenverzeichnis für die Außenhandelsstatistik.
Die EORI-Nummer dient in Zollanmeldungen und summarischen Ein- und Ausgangsanmeldungen zur Identifizierung der Beteiligten. Sie wird kostenfrei bei der Generalzolldirektion, Dienstort Dresden, beantragt; ab dem 1. Oktober 2026 ist dafür das Zoll-Portal zu nutzen. Kostenpflichtige Drittanbieter sind laut Zoll nicht nötig.
Für die Einfuhr in die EU schreibt der Zoll: Haben Waren keinen Handelswert, etwa bei Geschenken, ist eine Pro-forma-Rechnung mit dem tatsächlichen Wert vorzulegen. Für Ihre Sendung ins Ausland gelten die Einfuhrregeln des Bestimmungslands; die habe ich nicht geprüft.
Ursprungserklärung auf der Rechnung
Eine Ursprungserklärung auf der Rechnung enthält Aussagen zum präferenziellen Ursprung der Waren. Nach den Angaben des Zolls ist ihr Wortlaut verbindlich vorgeschrieben. Ohne Status als ermächtigter oder registrierter Ausführer darf sie ausgefertigt werden, wenn die Ursprungserzeugnisse in der Sendung höchstens 6.000 Euro wert sind, und sie muss grundsätzlich von Hand unterschrieben werden. Der Ursprung der Waren ist vorher nach den einschlägigen Regeln zu prüfen.
Diese Vorlage enthält keine Ursprungserklärung. Wenn Sie eine brauchen, nehmen Sie den vorgeschriebenen Wortlaut für Ihr Bestimmungsland (einige Sprachfassungen zeigt die Anwendung „Warenursprung und Präferenzen online“ des Zolls), tragen ihn unter „Anmerkungen“ ein und unterschreiben den Ausdruck von Hand.
Österreich und die Schweiz
Die Angaben oben stammen von der deutschen Zollverwaltung und beschreiben die Ausfuhr aus Deutschland. Die Verfahren in Österreich und die Regeln für den Versand aus der Schweiz habe ich noch nicht am Originaltext geprüft. Fragen Sie Ihren Versanddienstleister oder den Zoll.
Das ist eine Zusammenfassung, keine Rechtsberatung.
Passende Vorlagen
Häufige Fragen
Was ist eine Handelsrechnung (Zollrechnung)?
Die Rechnung, die Waren beim Versand in ein anderes Zollgebiet begleitet. Sie nennt Absender, Empfänger, die Waren mit Zolltarifnummer, Ursprung, Menge und Wert sowie Lieferbedingung, Packstücke und Gewichte. Der Zoll im Bestimmungsland und Ihr Versanddienstleister arbeiten damit.
Wann brauche ich eine Handelsrechnung?
Meist, wenn Sie Waren in ein Land außerhalb der EU schicken, etwa in die Schweiz, nach Großbritannien oder in die USA. Ob und in wie vielen Exemplaren, sagt Ihnen Ihr Versanddienstleister. Postpakete brauchen zusätzlich eine Zollinhaltserklärung (CN 22 oder CN 23).
Handelsrechnung oder Proforma-Rechnung?
Die Handelsrechnung gehört zu einer Lieferung, die tatsächlich verkauft wird. Eine Proforma-Rechnung ist ein Angebot vor der Lieferung; für Geschenke oder Muster ohne Verkauf wird oft eine Proforma-Rechnung mit dem tatsächlichen Wert beigelegt. Eine Proforma-Rechnung erstellen Sie mit unserer Proforma-Rechnungsvorlage.
Brauche ich eine EORI-Nummer?
Die EORI-Nummer dient in Zollanmeldungen zur Identifizierung der Beteiligten. Brauchen Sie eine, beantragen Sie sie kostenfrei bei der Generalzolldirektion über das Zoll-Portal; kostenpflichtige Drittanbieter sind laut Zoll nicht nötig. Tragen Sie sie im Feld „EORI-Nummer / USt-IdNr.“ ein; ohne Nummer bleibt die Zeile auf dem Ausdruck weg.
Welche Zolltarifnummer trage ich ein?
Die Nummer aus dem Zolltarif, die zu Ihrer Ware passt. In der Ausfuhranmeldung ist es die 8-stellige Warennummer; die ersten sechs Stellen sind der international einheitliche HS-Code. Sie finden sie im Elektronischen Zolltarif (EZT-online) des Zolls. Die Nummern in den Beispieldaten sind nur Beispiele.
Kann ich die Rechnung auf Englisch ausstellen?
Ja. Sie können jede Beschriftung unter „Beschriftungen ändern“ selbst übersetzen oder gleich die englische Commercial-Invoice-Vorlage nutzen. In welcher Sprache die Rechnung sein soll, fragen Sie am besten Ihren Versanddienstleister.
Ist die Vorlage kostenlos, und werden meine Eingaben gespeichert?
Sie ist kostenlos, ohne Konto und ohne Wasserzeichen auf dem Ausdruck. Ihre Eingaben bleiben nur in Ihrem eigenen Browser und werden nicht an mich gesendet.