Lettre d’avertissement salariéDécrivez les faits précisément, puis imprimez ou enregistrez en PDF. La signature du salarié ne vaut que pour la réception. Gratuit, sans inscription, rien n’est envoyé.

Comment faire une lettre d’avertissement

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   Indiquez l’employeur et le salarié

   Nom de l’entreprise (et logo si vous le souhaitez), puis nom, poste et service du salarié, et la date de la lettre.

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   Décrivez les faits précisément

   Cochez le motif et écrivez ce qui s’est passé : date, heure, lieu, ce que la personne a fait ou n’a pas fait. Indiquez la règle qui n’a pas été respectée, par exemple une clause du contrat de travail ou le planning.

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   Précisez ce que vous attendez, puis remettez la lettre

   Écrivez ce que vous attendez à l’avenir et cochez le mode de remise. Imprimez, signez, et faites signer le salarié pour la réception. Gardez une copie dans son dossier.

Ce que contient une lettre d’avertissement

Cette lettre est une sanction disciplinaire mineure : un avertissement (ou un blâme, en modifiant le mot dans la phrase qui notifie la sanction). Elle ne convient pas à une mise à pied, une mutation, une rétrogradation ou un licenciement, qui suivent une autre procédure (voir « Ce que dit la loi »).

• L’employeur, le nom du salarié et la date de la lettre.
• Les faits reprochés, aussi précis que possible : date, heure, lieu et ce qui s’est passé. Des faits plutôt que des jugements généraux comme « toujours en retard ».
• La règle qui n’a pas été respectée, et la phrase qui notifie la sanction choisie : « Nous vous notifions par la présente un avertissement ».
• Ce que vous attendez désormais du salarié.
• Le mode de remise : en main propre contre décharge, ou par lettre recommandée avec accusé de réception.
• La signature de l’employeur et, pour la réception, celle du salarié.

Conseils

• Rédigez la lettre rapidement après les faits : en France, l’employeur a 2 mois à partir du jour où il en a eu connaissance pour engager une procédure disciplinaire.
• Restez factuel : pas d’insulte, pas de supposition, seulement ce que vous pouvez prouver.
• Si votre entreprise a un règlement intérieur, vérifiez qu’il prévoit l’avertissement : seules les sanctions qu’il prévoit sont possibles.
• Ne proposez jamais d’amende ni de retenue sur le salaire : elles sont interdites en France.
• La signature du salarié atteste seulement qu’il a reçu la lettre. S’il refuse de signer, une autre personne peut noter dans la case « Témoin de la remise » que la lettre lui a été remise ; vous pouvez aussi l’envoyer en recommandé.
• Un règlement intérieur, une convention collective ou un statut peuvent prévoir une procédure particulière : consultez-les.

Ce que dit la loi

France : une sanction disciplinaire est une mesure prise par l’employeur à la suite d’un agissement qu’il considère comme fautif. Les observations verbales ne sont pas des sanctions disciplinaires. La sanction doit être proportionnée à la faute, et dans les entreprises où un règlement intérieur existe, seules les sanctions qu’il prévoit sont applicables (service-public.gouv.fr).

Pour une sanction mineure comme l’avertissement ou le blâme, l’employeur n’est pas obligé de convoquer le salarié à un entretien préalable. Sa décision doit être écrite et argumentée : elle précise la sanction choisie et les reproches qui la justifient. Elle est notifiée au salarié par lettre remise en main propre contre décharge ou par lettre recommandée avec accusé de réception. L’employeur a un délai de 2 mois pour engager des poursuites disciplinaires, à compter du jour où il a eu connaissance des faits.

Pour une mise à pied disciplinaire, une mutation, une rétrogradation ou un licenciement, l’employeur convoque d’abord le salarié à un entretien préalable, par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre, avec l’objet, la date, l’heure et le lieu de l’entretien et le droit d’être assisté. La sanction est ensuite notifiée par écrit, de façon motivée, au plus tôt 2 jours ouvrables et au plus tard 1 mois après l’entretien. Le Code du travail numérique propose un modèle de convocation (lien ci-dessous). Cette lettre d’avertissement ne le remplace pas.

Les amendes et toute autre sanction financière sont interdites. L’employeur ne peut pas sanctionner deux fois le salarié pour les mêmes faits, mais il peut tenir compte d’une sanction précédente de moins de 3 ans pour appuyer une nouvelle sanction. Aucune sanction n’est possible pour un motif discriminatoire, pour l’exercice d’une liberté fondamentale, du droit de grève ou du droit de retrait, pour un lancement d’alerte ou pour avoir témoigné de faits de harcèlement. Le salarié qui conteste peut saisir le conseil de prud’hommes. L’employeur peut notifier un licenciement dès la première faute retenue, s’il considère la sanction proportionnée aux faits reprochés.

Belgique : tout employeur doit avoir un règlement de travail, qui mentionne les pénalités, les manquements qu’elles sanctionnent et les recours des travailleurs (loi du 8 avril 1965, art. 6). Le travailleur qui n’en a pas reçu copie n’est pas lié par ses dispositions. La sanction doit donc être prévue par ce règlement. Je n’ai pas pu lire les articles 16 à 19 de la loi, qui règlent l’application des pénalités : le modèle n’en dit rien.

Suisse : le Code des obligations permet à l’employeur de donner des directives et des instructions, que le travailleur suit de bonne foi (art. 321d), et l’oblige à protéger et respecter la personnalité du travailleur (art. 328). Je n’y ai trouvé aucune règle de procédure sur l’avertissement.

Luxembourg : je n’ai trouvé dans le Code du travail aucune procédure propre à l’avertissement. Les faits qui justifient un licenciement pour motif grave ne peuvent être invoqués plus d’un mois après que l’employeur en a eu connaissance, sauf à l’appui d’un nouveau fait ou d’une nouvelle faute (art. L. 124-10) : c’est une raison de dater et de conserver par écrit les faits antérieurs.

Québec : je n’ai pas pu lire aujourd’hui les textes officiels (LégisQuébec, CNESST) : le modèle n’en dit rien.

Je n’ai pas lu les articles du Code du travail sur Légifrance ; ils sont cités comme le fait service-public.gouv.fr. Aucun formulaire officiel n’existe pour un avertissement.

Ceci est un résumé, pas un conseil juridique.

• Sanctions disciplinaires d’un salarié du secteur privé (service-public.gouv.fr)
• Modèle : convocation à un entretien préalable à une sanction disciplinaire (Code du travail numérique)
• Règlement de travail (SPF Emploi, Belgique)
• Code des obligations suisse, art. 321d : directives de l’employeur (Fedlex)
• Code des obligations suisse, art. 328 : protection de la personnalité (Fedlex)
• Code du travail luxembourgeois (Legilux)