Kautionsabrechnung VorlageKaution, Zinsen und Abzüge eintragen, dann drucken oder als PDF speichern. Ohne Anmeldung, und nichts von Ihren Eingaben wird hochgeladen.

So erstellen Sie die Kautionsabrechnung

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   Mieter, Wohnung und Kaution eintragen

   Tragen Sie den Mieter mit seiner neuen Anschrift ein, die Mietwohnung, das Datum der Wohnungsrückgabe und die erhaltene Kaution. Die Zinsen entnehmen Sie dem Auszug des Kautionskontos.

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   Abzüge auflisten

   Schreiben Sie jeden Abzug in eine eigene Zeile mit Betrag, zum Beispiel Schadensersatz für einen Schaden, offene Miete oder einen Einbehalt für eine noch ausstehende Betriebskostenabrechnung. Das Formular rechnet die Summe und den Betrag aus, den Sie auszahlen oder noch fordern.

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   Drucken, unterschreiben, versenden

   Tragen Sie das Konto des Mieters für die Auszahlung ein, drucken Sie zwei Exemplare und unterschreiben Sie beide. Legen Sie Kopien der Belege bei und notieren Sie unten auf Ihrem Exemplar, wie und wann Sie die Abrechnung verschickt haben.

Was in die Abrechnung gehört

• Name und neue Anschrift des Mieters
• Die Mietwohnung und das Datum der Rückgabe
• Die erhaltene Kaution und die Zinsen darauf
• Jeder Abzug mit kurzer Begründung und Betrag
• Der Betrag, den Sie auszahlen, oder der Betrag, den der Mieter noch zahlen soll
• Das Konto, auf das Sie überweisen
• Ort, Datum und Ihre Unterschrift

Tipps zu den Abzügen

Belegen Sie jeden Abzug: mit Rechnungen oder Kostenvoranschlägen und mit dem Zustand der Wohnung bei Einzug und Auszug. Ein unterschriebenes Übergabeprotokoll mit Fotos hilft am meisten; Sie können es mit der Vorlage „Übergabeprotokoll Wohnung“ auf dieser Website erstellen.

Gewöhnliche Abnutzung durch das Wohnen ist kein Schaden, für den der Mieter einstehen muss (§ 538 BGB). Schreiben Sie bei jedem Abzug kurz dazu, was beschädigt oder offen ist.

Halten Sie einen Betrag für eine noch ausstehende Betriebskostenabrechnung zurück, schreiben Sie ihn als eigene Zeile und rechnen Sie ihn ab, sobald die Abrechnung vorliegt.

Sind die Abzüge höher als die Kaution, nennt das Schreiben den Betrag, den der Mieter noch zahlen soll, und bittet ihn, sich bei Fragen zu melden.

Was das Gesetz sagt

Anlage und Zinsen: Eine Kaution in Geld legt der Vermieter bei einem Kreditinstitut an, zu dem für Spareinlagen mit dreimonatiger Kündigungsfrist üblichen Zinssatz, oder in einer anderen vereinbarten Anlageform. In beiden Fällen muss die Anlage getrennt von seinem Vermögen erfolgen, und die Erträge stehen dem Mieter zu; sie erhöhen die Kaution (§ 551 Abs. 3 BGB). Bei Wohnraum in einem Studenten- oder Jugendwohnheim besteht keine Pflicht zur Verzinsung.

Abnutzung: Veränderungen oder Verschlechterungen der Wohnung, die durch den vertragsgemäßen Gebrauch entstehen, hat der Mieter nicht zu vertreten (§ 538 BGB).

Verjährung: Die Ersatzansprüche des Vermieters wegen Veränderungen oder Verschlechterungen der Wohnung verjähren in sechs Monaten. Die Frist beginnt, wenn er die Wohnung zurückerhält (§ 548 Abs. 1 BGB).

Betriebskosten: Über die Vorauszahlungen für Betriebskosten ist jährlich abzurechnen. Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen; danach kann der Vermieter eine Nachforderung nicht mehr geltend machen, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 BGB).

Rückzahlung: Eine feste Frist, bis wann die Kaution zurückgezahlt werden muss, steht in diesen Vorschriften nicht. Das Formular nennt deshalb keine Frist.

Schweiz: Die Kaution liegt bei einer Bank auf einem Sparkonto oder Depot auf den Namen des Mieters. Die Bank gibt sie nur mit Zustimmung beider Seiten oder gestützt auf einen rechtskräftigen Zahlungsbefehl oder ein rechtskräftiges Gerichtsurteil heraus. Hat der Vermieter innert einem Jahr nach Ende des Mietverhältnisses keinen Anspruch rechtlich geltend gemacht, kann der Mieter die Rückerstattung von der Bank verlangen (Art. 257e OR). Bei der Rückgabe muss der Vermieter die Wohnung prüfen und Mängel, für die der Mieter einzustehen hat, sofort melden; sonst verliert er seine Ansprüche, außer bei Mängeln, die bei üblicher Untersuchung nicht erkennbar waren (Art. 267a OR). Gelesen in der Fassung vom 1. Oktober 2026.

Österreich: Die Regeln dort habe ich noch nicht am Originaltext geprüft. Die deutschen Regeln gelten dort nicht.

Das ist eine Zusammenfassung, keine Rechtsberatung.

• § 551 BGB: Begrenzung und Anlage von Mietsicherheiten (gesetze-im-internet.de)
• § 538 BGB: Abnutzung der Mietsache durch vertragsgemäßen Gebrauch
• § 548 BGB: Verjährung der Ersatzansprüche
• § 556 BGB: Vereinbarungen über Betriebskosten
• Art. 257e OR: Sicherheiten durch den Mieter (fedlex.admin.ch)
• Art. 267a OR: Prüfung der Sache und Meldung an den Mieter