Restitution du dépôt de garantieIndiquez le montant versé et les retenues justifiées, puis imprimez ou enregistrez en PDF. Sans inscription, et rien de ce que vous saisissez n’est envoyé.

Comment établir le décompte

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   Saisir le locataire, le logement et le montant versé

   Indiquez le locataire avec sa nouvelle adresse, le logement loué, la date de remise des clés et le montant du dépôt de garantie ou de la garantie locative. En Belgique, en Suisse et au Luxembourg, ajoutez les intérêts du compte de garantie d’après le relevé de la banque.

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   Lister les retenues

   Écrivez chaque retenue sur sa propre ligne, avec son montant : une réparation, un loyer impayé… Le formulaire calcule le total et la somme à restituer, ou le solde que le locataire doit encore payer. Gardez de quoi justifier chaque ligne.

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   Imprimer, signer, envoyer

   Indiquez comment vous restituez la somme, imprimez deux exemplaires et signez-les. Joignez les copies des devis et factures. En Belgique et en Suisse, faites aussi signer le locataire : la banque en a besoin pour libérer la garantie. Notez en bas de votre exemplaire comment et quand vous avez envoyé la lettre.

Ce que le décompte doit contenir

• Le nom du locataire et sa nouvelle adresse
• Le logement loué et la date de remise des clés
• Le montant du dépôt de garantie ou de la garantie locative, et les intérêts s’il y en a
• Chaque retenue, avec une courte description et son montant
• La somme restituée, ou la somme que le locataire doit encore payer
• Le mode de restitution (virement, chèque…)
• Le lieu, la date et votre signature

Conseils sur les retenues

Justifiez chaque retenue : par un devis ou une facture, et par la comparaison de l’état des lieux d’entrée et de sortie. Un état des lieux signé par les deux parties, avec photos, est le meilleur appui ; vous pouvez le faire avec le modèle « État des lieux » de ce site.

L’usure normale d’un logement habité n’est pas à la charge du locataire : en France, ce qui est dû à la vétusté, à une malfaçon, à un vice de construction, à un cas fortuit ou à la force majeure ne peut pas être retenu (loi du 6 juillet 1989, art. 7 et 22). Précisez pour chaque ligne ce qui est abîmé ou resté impayé.

Si vous gardez une somme pour un décompte de charges encore à venir, mettez-la sur une ligne à part et régularisez-la dès que le décompte est connu.

Si les retenues dépassent le montant versé, la lettre indique le solde que le locataire doit encore payer et lui propose de vous contacter pour en discuter.

Ce que dit la loi

France : si l’état des lieux de sortie est conforme à celui d’entrée, le dépôt de garantie est restitué dans un délai maximal d’un mois à compter de la remise des clés ; dans les autres cas, dans un délai maximal de deux mois. Le bailleur déduit les sommes restant dues et celles dont il pourrait être tenu à la place du locataire, à condition qu’elles soient dûment justifiées. En immeuble collectif, il peut garder une provision justifiée, plafonnée à 20 % du dépôt, jusqu’à l’arrêté annuel des comptes de l’immeuble. En cas de retard, la somme restant due au locataire est majorée de 10 % du loyer mensuel hors charges pour chaque mois commencé de retard ; cette majoration n’est pas due si le retard vient de ce que le locataire n’a pas indiqué sa nouvelle adresse. En cas de vente du logement, c’est le nouveau bailleur qui rend le dépôt (loi du 6 juillet 1989, art. 22).

Belgique : la garantie est en principe sur un compte bancaire. En Wallonie, la banque ne libère les fonds que sur un accord écrit des deux parties, établi au plus tôt à la fin du bail, ou sur la copie d’une décision de justice (décret du 15 mars 2018, art. 62 § 3). Je n’ai pas trouvé de délai fixe de restitution dans ce décret. À Bruxelles, la garantie et ses intérêts sont rendus au locataire dans les deux mois qui suivent son départ, s’il a respecté ses obligations, sur un accord écrit des deux parties fait après la fin du bail ou sur un jugement exécutoire (Code bruxellois du Logement, art. 248, d’après la page de la Région ; je n’ai pas lu le texte du code lui-même). En Flandre, je n’ai pas lu les règles.

Suisse : la garantie est sur un compte bancaire au nom du locataire. La banque ne la rend qu’avec l’accord des deux parties, ou sur la base d’un commandement de payer non frappé d’opposition ou d’un jugement exécutoire. Si le bailleur n’a fait valoir aucune prétention dans l’année qui suit la fin du bail, le locataire peut demander la restitution à la banque (CO, art. 257e al. 3). À la fin du bail, le locataire rend le logement dans l’état qui résulte d’un usage conforme au contrat (art. 267). Lors de la restitution, le bailleur vérifie l’état du logement et signale tout de suite les défauts dont le locataire répond ; sinon le locataire est déchargé, sauf pour les défauts qu’on ne pouvait pas découvrir par les vérifications usuelles (art. 267a). Version du 1er octobre 2026. Les règles des cantons, que l’art. 257e laisse en partie ouvertes, ne sont pas lues ici.

Luxembourg : si l’état des lieux de sortie est conforme à celui d’entrée, sauf usure et vétusté normale, et que le bailleur n’a pas de revendication pour arriérés de loyer ou dégâts, la moitié de la garantie est restituée au plus tard un mois après la remise des clés. Le solde, déduction faite des sommes encore dues et justifiées, est restitué au plus tard un mois après la réception des décomptes de charges ou l’approbation des comptes de l’immeuble. Une retenue doit être justifiée par des pièces dans le délai d’un mois. Après une mise en demeure par lettre recommandée, la somme restant due est majorée de 10 % du loyer mensuel pour chaque mois commencé de retard, sauf retard imputable au locataire (loi du 21 septembre 2006, art. 5 (2bis), version du 1er août 2024).

Québec : le locateur ne peut pas exiger de dépôt de garantie, par exemple pour garantir la remise des clés ; une clause du bail qui le prévoit est sans effet (C.c.Q., art. 1904, d’après le Tribunal administratif du logement). Cette page ne donne donc pas de délai pour le Québec. La lettre peut servir à rendre une somme déjà versée.

Aucun formulaire officiel n’existe pour cette lettre dans ces pays. La phrase d’« accord pour la banque » proposée pour la Belgique et la Suisse est écrite en termes simples : ce n’est pas un texte de loi, et votre banque peut demander son propre formulaire.

Ceci est un résumé, pas un conseil juridique.

• service-public.gouv.fr : dépôt de garantie (France)
• Loi du 6 juillet 1989, art. 22 : restitution du dépôt (Légifrance)
• Loi du 6 juillet 1989, art. 7 : obligations du locataire (Légifrance)
• Décret wallon du 15 mars 2018 sur le bail d’habitation (Wallex)
• Garantie locative en Région bruxelloise (be.brussels)
• CO, art. 257e : sûretés fournies par le locataire (fedlex.admin.ch)
• CO, art. 267 : restitution de la chose
• CO, art. 267a : vérification de l’état de la chose
• Loi luxembourgeoise du 21 septembre 2006 sur le bail d’habitation (Legilux)
• Tribunal administratif du logement : paiement du loyer (Québec)