Pokwitowanie zapłaty – wzórWypełnij pokwitowanie, wpisz kwotę słownie, podpisz i wydrukuj. Za darmo, bez rejestracji.

Jak napisać pokwitowanie zapłaty

1. 1

   Wpisz, kto zapłacił i kto przyjął wpłatę

   Podaj imię i nazwisko osoby, która przekazała pieniądze, a potem swoje imię i nazwisko albo nazwę firmy. Adres i telefon są opcjonalne.

2. 2

   Wpisz kwotę i tytuł wpłaty

   Wpisz otrzymaną kwotę, na przykład 1 250,50. Wzór sam zapisuje ją słownie: „tysiąc dwieście pięćdziesiąt złotych i pięćdziesiąt groszy”. W polu „Tytuł wpłaty” napisz, za co zapłacono, na przykład numer zlecenia albo zaliczkę.

3. 3

   Podpisz i wydrukuj

   Dodaj miejscowość, podpisz się myszką lub palcem albo dopiero na wydruku, a potem wydrukuj pokwitowanie. Po zaznaczeniu „Dwie kopie na jednej kartce” jedną kopię dostaje płacący, a drugą zatrzymujesz Ty.

Co warto wpisać na pokwitowaniu

Przepisy nie narzucają wzoru ani obowiązkowych rubryk pokwitowania. W praktyce dobrze, gdy dokument zawiera:

• imię i nazwisko (albo nazwę) osoby, która zapłaciła, i osoby lub firmy, która przyjęła pieniądze
• datę i miejscowość
• kwotę cyframi i słownie, w złotych
• tytuł wpłaty: za co zapłacono (zaliczka, rata, sprzedaż rzeczy, zwrot pożyczki …)
• formę płatności: gotówka, przelew, BLIK, karta lub czek
• przy wpłacie części należności – kwotę, która jeszcze pozostała do zapłaty
• numer pokwitowania i podpis osoby, która przyjęła pieniądze

Wskazówki

• Przy zaliczce lub racie wpisz też całą kwotę należną: pokwitowanie pokaże, ile jeszcze pozostało do zapłaty, i – jeśli chcesz – do kiedy.
• Numeruj pokwitowania po kolei (PK-001, PK-002 …), żeby łatwo je odnaleźć.
• Wybierz tytuł „Pokwitowanie odbioru gotówki”, gdy płacono gotówką: forma płatności ustawi się na „Gotówka”.
• Przed podpisaniem sprawdź, czy kwota słownie zgadza się z kwotą cyframi.
• Wydrukowane pokwitowanie najlepiej podpisać odręcznie, a kopię w PDF zachować.
• Jeśli prowadzisz firmę, sprawdź, czy dla tej sprzedaży musisz wydać paragon z kasy rejestrującej albo wystawić fakturę – to pokwitowanie ich nie zastępuje.

Co mówi prawo

Prawo do pokwitowania: dłużnik, który płaci, może żądać od wierzyciela pokwitowania, a jeśli ma w tym interes – pokwitowania w szczególnej formie. Koszty pokwitowania ponosi płacący, chyba że umówiono się inaczej. Jeżeli wierzyciel odmawia pokwitowania, płacący może wstrzymać się z zapłatą albo złożyć pieniądze do depozytu sądowego (Kodeks cywilny, art. 462–463). Przepisy nie podają wzoru ani listy obowiązkowych elementów pokwitowania.

Co potwierdza pokwitowanie: z pokwitowania zapłaty długu wynika domniemanie, że zapłacono także należności uboczne, na przykład odsetki, a z pokwitowania świadczenia okresowego, na przykład raty – że zapłacono również wcześniejsze wymagalne świadczenia (art. 466). Przy zapłacie częściowej płacący może żądać odpowiedniej wzmianki na dokumencie długu (art. 465 § 1). Dlatego przy racie wpisz w uwagach, jeśli wcześniejsze raty nie są zapłacone.

Gotówka między firmami: jeżeli stroną transakcji jest inny przedsiębiorca, a jednorazowa wartość transakcji przekracza 15 000 zł, płatności związane z działalnością gospodarczą dokonuje się i przyjmuje za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy – bez względu na liczbę wpłat. Kwoty w walutach obcych przelicza się po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego przed transakcją (Prawo przedsiębiorców, art. 19). Kupujący nie zalicza do kosztów uzyskania przychodów tej części wydatku, którą zapłacił gotówką wbrew temu przepisowi (ustawa o PIT, art. 22p).

Konsumenci: dla konsumenta nie ma ustawowego limitu płatności gotówkowych. Ograniczenia planowane od 2024 r. (8 000 zł między firmami i 20 000 zł dla konsumentów) zostały uchylone przed wejściem w życie (biznes.gov.pl; Ministerstwo Sprawiedliwości, 21 lipca 2023 r.). Sposób zapłaty można jednak ustalić w umowie lub regulaminie, na przykład przy zakupach w internecie.

Paragon: podatnicy sprzedający osobom fizycznym nieprowadzącym działalności i rolnikom ryczałtowym muszą prowadzić ewidencję na kasie rejestrującej i wydać nabywcy paragon fiskalny (lub fakturę) z każdej sprzedaży (ustawa o VAT, art. 111). Do 31 grudnia 2027 r. zwolnieni są m.in. podatnicy, u których taka sprzedaż w poprzednim roku nie przekroczyła 20 000 zł (bez VAT), ale zwolnienie nie obejmuje wielu towarów i usług, na przykład usług fryzjerskich, kosmetycznych, gastronomicznych, prawniczych, napraw samochodów czy sprzedaży elektroniki (rozporządzenie Ministra Finansów z 17 grudnia 2024 r., Dz.U. poz. 1902, § 3 i 4). Pokwitowanie z tego wzoru nie jest paragonem fiskalnym.

Faktura i KSeF: podatnik VAT wystawia fakturę, gdy sprzedaje innemu podatnikowi albo osobie prawnej, także gdy otrzymuje od nich zaliczkę przed sprzedażą. Faktury wystawia się w Krajowym Systemie e-Faktur: od 1 lutego 2026 r. firmy, które w 2024 r. miały sprzedaż powyżej 200 mln zł z VAT, a od 1 kwietnia 2026 r. pozostali; do 31 grudnia 2026 r. można jeszcze wystawiać faktury poza KSeF, jeśli ich łączna wartość w miesiącu nie przekracza 10 000 zł (ustawa o VAT, art. 106b, 106ga, 145m). Konsument może zażądać faktury w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym dostarczono towar, wykonano usługę albo otrzymano zapłatę. Pokwitowanie z tego wzoru nie jest fakturą.

Rachunek: jeżeli przepisy nie wymagają faktury, przedsiębiorca na żądanie kupującego lub usługobiorcy wystawia rachunek – w ciągu 7 dni od wykonania usługi lub wydania towaru (albo od żądania, jeśli zgłoszono je później), chyba że żądanie zgłoszono po upływie 3 miesięcy. Rachunki numeruje się kolejno i przechowuje ich kopie (Ordynacja podatkowa, art. 87–88). Wymaganej treści rachunku tu nie sprawdzano, więc nie twierdzę, że to pokwitowanie ją spełnia.

To streszczenie, a nie porada prawna.

• Kodeks cywilny, art. 462–466 (ISAP)
• Prawo przedsiębiorców, art. 19 (ISAP)
• Ustawa o PIT, art. 22p (ISAP)
• Jak przedsiębiorcy i konsumenci mogą płacić za transakcje (biznes.gov.pl)
• Uchylenie ograniczeń w płatnościach gotówkowych (Ministerstwo Sprawiedliwości)
• Ustawa o VAT, art. 106b, 111, 145m (ISAP)
• Rozporządzenie MF w sprawie zwolnień z kas rejestrujących (ISAP)
• Ordynacja podatkowa, art. 87–88 (ISAP)
• Od kiedy trzeba wystawiać faktury w KSeF (ksef.podatki.gov.pl)