Protokół zdawczo-odbiorczy mieszkaniaDostosuj pomieszczenia, zapisz stan lokalu, stany liczników i klucze w dniu wydania, a potem wydrukuj protokół albo zapisz go jako PDF. Bez rejestracji: to, co wpiszesz, zostaje w Twojej przeglądarce.

Jak sporządzić protokół zdawczo-odbiorczy

1. 1

   Wybierz wydanie, zwrot albo oba

   Gdy wydanie i zwrot lokalu są na jednym arkuszu, każda pozycja ma dwie kolumny. Przy zwrocie porównujesz stan z tym, jaki był w dniu wydania, i to najprostszy sposób, by zobaczyć, co się zmieniło.

2. 2

   Dostosuj pomieszczenia i pozycje

   Przedpokój, pokój dzienny, kuchnia, dwie sypialnie, łazienka, balkon, piwnica oraz instalacje i wyposażenie są już na liście. Zmień nazwy pomieszczeń, dodaj jadalnię, gabinet, WC albo garaż i usuń to, czego w lokalu nie ma.

3. 3

   Obejrzyjcie lokal razem

   Wynajmujący (albo zarządca) i najemca przechodzą razem pomieszczenie po pomieszczeniu, najlepiej przy dziennym świetle. Zapisz stan podłóg, ścian, sufitów, instalacji i urządzeń oraz opisz, gdzie jest wada albo uszkodzenie i jak duże. Możesz też wydrukować pusty protokół i wypełnić go odręcznie.

4. 4

   Liczniki, klucze i podpisy

   Spiszcie stany liczników i policzcie klucze, piloty i karty. Zapiszcie, co trzeba naprawić, kto to zrobi i do kiedy. Wydrukujcie dwa egzemplarze, podpiszcie oba i wpiszcie miejscowość oraz datę. Każda ze stron zachowuje jeden.

Wskazówki na protokół, który się sprawdzi

• Pisz konkretnie: „dwa małe otwory po kołkach nad łóżkiem” jest lepsze niż „ściana uszkodzona”.
• Zrób zdjęcia z datą wszystkiego, co nie jest w dobrym stanie, i zachowaj je razem z protokołem.
• Oddzielaj normalne zużycie (Z), wadę (W) i uszkodzenie (U), żeby było widać, co jest czym. Objaśnienie oznaczeń jest na protokole.
• Wpisz numer licznika obok każdego odczytu, żeby nic się nie pomyliło.
• Policz wszystkie klucze, piloty i karty: do mieszkania, do budynku, do skrzynki pocztowej, do piwnicy.
• Podpisujcie tylko to, co oboje widzieliście. Jeśli w czymś się nie zgadzacie, zapiszcie to w uwagach.
• Sporządźcie protokół także przy zwrocie lokalu, najlepiej na tym samym arkuszu co przy wydaniu.

Co oznaczają D, Z, W, U i B?

D to stan dobry. Z to normalne zużycie, czyli to, co wynika z mieszkania w lokalu. W to wada albo gorszy stan, niż powinien być, albo coś, co nie działa jak trzeba. U to uszkodzenie, które trzeba naprawić. B oznacza, że danej pozycji nie ma w lokalu. Protokół opisuje tylko stan: nie rozstrzyga, kto za co płaci. Gdyby stan i koszty stały się sporne, rozstrzygają umowa najmu i przepisy, a nie oznaczenia w protokole.

Co mówi prawo

Ustawa o ochronie praw lokatorów mówi w art. 6c, że przed wydaniem lokalu najemcy strony sporządzają protokół, w którym określają stan techniczny i stopień zużycia znajdujących się w nim instalacji i urządzeń, a protokół stanowi podstawę rozliczeń przy zwrocie lokalu. Ustawa nie podaje wzoru ani brzmienia protokołu: wskazuje tylko, co ma opisywać. W lokalu spoza publicznego zasobu mieszkaniowego strony mogą w umowie ustalić te zasady inaczej (art. 6f). Do najmu okazjonalnego i instytucjonalnego art. 6c nie ma zastosowania (art. 19e i 19j), ale przepisy Kodeksu cywilnego o najmie obowiązują nadal, więc protokół podpisany przez obie strony pozostaje najlepszym dowodem stanu lokalu.

Gdy protokołu nie ma, Kodeks cywilny domniemywa, że lokal był wydany najemcy w stanie dobrym i przydatnym do umówionego użytku (art. 675 § 3). Dlatego wady istniejące w dniu wydania warto wpisać do protokołu. Wynajmujący powinien wydać lokal w stanie przydatnym do umówionego użytku i utrzymywać go w takim stanie przez czas trwania najmu (art. 662 § 1).

Po zakończeniu najmu najemca zwraca lokal w stanie niepogorszonym, ale nie odpowiada za zużycie będące następstwem prawidłowego używania (art. 675 § 1). Drobne nakłady połączone ze zwykłym używaniem rzeczy obciążają najemcę: należą do nich drobne naprawy podłóg, drzwi i okien, malowanie ścian, podłóg i wewnętrznej strony drzwi wejściowych oraz drobne naprawy instalacji i urządzeń technicznych zapewniających korzystanie ze światła, ogrzewania, dopływu i odpływu wody (art. 662 § 2 i art. 681). Gdy do lokalu stosuje się ustawę o ochronie praw lokatorów, najemcę obciąża też m.in. naprawa i konserwacja podłóg, okien i drzwi, wbudowanych mebli, kuchni, podgrzewaczy wody, wanien, misek klozetowych, zlewozmywaków i umywalek z bateriami oraz osprzętu instalacji elektrycznej, a po zakończeniu najmu i opróżnieniu lokalu najemca odnawia lokal i wykonuje obciążające go naprawy (art. 6b ust. 2 i art. 6e ust. 1). W lokalach prywatnych umowa może to zmienić (art. 6f).

Kaucja nie może przekraczać dwunastokrotności miesięcznego czynszu, a przy najmie okazjonalnym i instytucjonalnym sześciokrotności. Podlega zwrotowi w ciągu miesiąca od dnia opróżnienia lokalu, po potrąceniu należności wynajmującego z tytułu najmu (art. 6 ust. 1 i 4, art. 19a ust. 4–5, art. 19f ust. 4–6). Według Ministerstwa Rozwoju i Technologii wynajmujący może zatrzymać kaucję na pokrycie zaległego czynszu i opłat albo napraw szkód powstałych z winy najemcy, ale nie z powodu śladów zwykłego użytkowania, na przykład drobnych rys na podłodze, a ciężar udowodnienia potrąceń spoczywa na nim (art. 6 Kodeksu cywilnego). Ministerstwo wskazuje, że protokół zdawczo-odbiorczy powinien być sporządzony w dniu przekazania lokalu najemcy i ponownie w dniu jego zwrotu, najlepiej ze zdjęciami. To stanowisko urzędu, a nie tekst ustawy.

Roszczenia wynajmującego przeciwko najemcy o naprawienie szkody z powodu uszkodzenia lub pogorszenia rzeczy oraz roszczenia najemcy o zwrot nakładów lub nadpłaconego czynszu przedawniają się z upływem roku od dnia zwrotu lokalu (art. 677 Kodeksu cywilnego). To inny termin niż miesiąc na zwrot kaucji.

Sprawdzone 29 października 2026 r. w ustawie o ochronie praw lokatorów (tekst jednolity Dz.U. 2023 poz. 725), w Kodeksie cywilnym (tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 795, stan prawny na 19 maja 2026 r.) i w odpowiedzi Ministerstwa Rozwoju i Technologii na interpelację nr 19545 z 29 września 2026 r. Nie czytałem orzecznictwa Sądu Najwyższego o art. 675, kaucji i mocy dowodowej protokołu ani przepisów dotyczących lokali w publicznym zasobie gminy. Nie znalazłem urzędowego wzoru protokołu. To jest streszczenie, a nie porada prawna.

• Ustawa o ochronie praw lokatorów, tekst jednolity (isap.sejm.gov.pl)
• Kodeks cywilny, tekst jednolity (isap.sejm.gov.pl)
• Ministerstwo Rozwoju i Technologii: odpowiedź na interpelację nr 19545 (sejm.gov.pl)