Fakturamall: skapa en faktura gratisFyll i fakturan med de uppgifter som ska finnas med, kontrollera förhandsgranskningen och skriv ut eller spara som PDF. Gratis och utan konto.

Så gör du fakturan i 3 steg

1. 1

   Dina uppgifter och kundens

   Skriv ditt namn eller företagsnamn, adress, organisationsnummer och momsregistreringsnummer, och sedan kundens namn och adress. Dina uppgifter finns kvar i webbläsaren, så du behöver bara skriva dem en gång.

2. 2

   Raderna, leveransdatumet och momsen

   Lägg till tjänster eller varor med antal och à-pris exklusive moms, leveransdatum och momssats. Mallen räknar ut beloppet exklusive moms, momsen per momssats och totalen. Är du momsbefriad eller säljer med omvänd betalningsskyldighet bockar du i rutan: då försvinner momsen och rätt uppgift skrivs ut i stället.

3. 3

   Kontrollera, skriv ut eller spara som PDF

   Under formuläret visar en ruta vad som ännu saknas på en fullständig faktura. Skriv ut fakturan eller spara den som PDF. Med ”Börja en ny faktura” finns dina uppgifter och kunden kvar, och fakturanumret räknas upp med ett.

Faktura, förenklad faktura och e-faktura

En faktura är enligt mervärdesskattelagen ett dokument som uppfyller villkoren för fakturor, oavsett vad du kallar det. Det är innehållet som avgör. En faktura på papper eller som pdf är giltig i Sverige, både till företag och till privatpersoner, och en e-faktura får bara skickas om mottagaren godkänner det.

Den här mallen skapar en pdf-faktura, inte en e-faktura. Den enda skyldigheten att skicka e-faktura i dag gäller dig som fakturerar en myndighet, en kommun eller en region efter en offentlig upphandling som påbörjats från och med den 1 april 2019, även direktupphandling. Då ska fakturan vara strukturerad enligt den europeiska standarden, i praktiken via Peppol eller kundens leverantörsportal, och en pdf räknas inte. Från den 1 juli 2030 blir e-faktura obligatorisk också vid handel mellan företag i olika EU-länder.

Förenklad faktura: är beloppet högst 4 000 kronor inklusive moms, eller är du momsbefriad, räcker det med färre uppgifter: datum, vem som säljer, vad som sålts och momsen.

Moms, F-skatt och betalningsvillkor

• Momssatsen du skriver gäller hela fakturan. Har en rad en annan momssats, skriv den i den lilla rutan bredvid beskrivningen: fakturan visar då beloppet och momsen per momssats, och en kolumn med momssatsen för varje rad.
• Momssatser: 25 procent på det mesta, 12 procent till exempel för restaurang och hotell, 6 procent till exempel för böcker och persontransporter. Livsmedel har 6 procent moms från den 1 april 2026 till och med den 31 december 2027.
• En rabatt fördelas i proportion mellan momssatserna. Frakten följer fakturans momssats; lägg den som en vanlig rad om den har en annan momssats.
• Momsbefriad: bocka i rutan så tas ingen moms ut och fakturan anger att försäljningen är undantagen från momsplikt enligt 18 kap. 4 § mervärdesskattelagen. Du kan ändra texten under ”Texter” eller direkt på sidan.
• Omvänd betalningsskyldighet: bocka i rutan och skriv kundens momsregistreringsnummer. Fakturan får då orden ”Omvänd betalningsskyldighet”, och ingen moms tas ut.
• F-skatt: har du F-skatt rekommenderar Skatteverket att du skriver ”Godkänd för F-skatt” på varje faktura. Bocka i rutan så skrivs raden ut.
• Rot- och rutarbete: Skatteverket anger att fakturan bör visa vem som utfört arbetet, att utföraren har F-skatt, kundens personnummer, vilket arbete som utförts, var och när, för rotarbete fastighetsbeteckning eller bostadsrättsföreningens organisationsnummer och lägenhetsnummer, fördelningen mellan arbete, material och övriga kostnader, totalbeloppet med och utan moms samt momsen och skattereduktionens storlek. Sidan har inget särskilt rot- och rutläge, men uppgifterna kan du skriva i fältet ”Meddelande”.
• Förfallodatumet räknas ut från betalningsvillkoren (”30 dagar netto”); du kan också skriva ett datum. Med ”Kontant” förfaller fakturan samma dag.
• Betalningsinformation: skriv bankgiro, plusgiro eller kontonummer och ett OCR- eller referensnummer. OCR-nummer och bankgiro är bankpraxis och inget lagkrav.

Det här säger lagen

Innehåll: en fullständig faktura ska innehålla fakturadatum, ett löpnummer som unikt identifierar fakturan, säljarens momsregistreringsnummer, säljarens och köparens fullständiga namn och adress, varornas mängd och art eller tjänsternas omfattning och art, leveransdatumet om det skiljer sig från fakturadatumet, beskattningsunderlaget för varje momssats, enhetspriset exklusive moms och eventuell rabatt, momssatsen och momsbeloppet. Faktureras i annan valuta ska momsbeloppet även anges i svenska kronor (17 kap. 24 och 29 §§ mervärdesskattelagen).

Förenklad faktura: högst 4 000 kronor inklusive moms, en ändringsfaktura som en kreditnota, eller en säljare som är momsbefriad på grund av liten omsättning. Den ska minst innehålla fakturadatum, vem som är säljare (momsregistreringsnummer, personnummer eller organisationsnummer), vilken typ av varor eller tjänster som sålts och momsen eller uppgifter för att räkna ut den. Den får inte användas vid unionsintern varuförsäljning och vissa försäljningar med omvänd betalningsskyldighet (17 kap. 26–28 §§).

Momsbefriad: försäljning är undantagen från moms om årsomsättningen i Sverige inte överstiger 120 000 kronor under kalenderåret och inte har överstigit det under något av de två föregående åren. Då ska ingen moms anges, och fakturan ska ange att försäljningen är undantagen från skatteplikt enligt 18 kap. 4 § mervärdesskattelagen (18 kap. 4 och 41 §§, 17 kap. 28 §).

Omvänd betalningsskyldighet: när köparen ska betala momsen ska fakturan innehålla uppgiften ”omvänd betalningsskyldighet” (Skatteverket godtar även ”Reverse charge”) och köparens momsregistreringsnummer. Momssats och momsbelopp får då utelämnas, men beskattningsunderlaget ska framgå. Det gäller bland annat byggtjänster till företag i byggsektorn, vissa metallskrot, mobiltelefoner och datorer över 100 000 kronor per faktura och tjänster till företag i andra EU-länder (17 kap. 24–25 §§).

F-skatt: en uppdragsgivare som betalar ersättning för arbete ska inte dra av skatt om mottagaren är godkänd för F-skatt, och får godta en uppgift om F-skatt i en handling som upprättas för uppdraget, till exempel en faktura (10 kap. 11–12 §§ skatteförfarandelagen). Har du FA-skatt måste du hänvisa till F-skatten skriftligt i varje uppdrag, annars gäller din A-skatt. Ta bort uppgiften om ditt godkännande återkallas.

Momsregistreringsnummer: ett svenskt momsregistreringsnummer består av SE och tolv siffror, där de två sista alltid är 01.

När faktura krävs: säljaren ska se till att faktura utfärdas vid försäljning till andra företag och till juridiska personer som inte är företag, oavsett belopp, och även för förskott och a conto-betalningar. Till privatpersoner krävs faktura bara i vissa fall, bland annat för bygg- och anläggningstjänster, och då senast vid utgången av andra kalendermånaden efter den månad arbetet utfördes (17 kap. 10–11, 14 och 16 §§).

Arkivering: ett exemplar av fakturan ska bevaras i den form den skickades eller togs emot, till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades (17 kap. 31 § mervärdesskattelagen; 7 kap. 1–2 §§ bokföringslagen).

Betalningstid och ränta: mellan näringsidkare förfaller en fordran senast 30 dagar efter att borgenären krävt betalning, om borgenären inte uttryckligen har godkänt en senare betalning. Dröjsmålsräntan är Riksbankens referensränta plus åtta procentenheter. Har förfallodagen inte bestämts i förväg löper räntan från 30 dagar efter att fakturan skickades, och mot en privatperson bara om det framgår av fakturan att utebliven betalning medför skyldighet att betala ränta. Mellan företag har borgenären dessutom rätt till en förseningsersättning på 450 kronor. Påminnelseavgift får tas ut med högst 60 kronor och bara om det avtalats senast när skulden uppkom (2 a, 3, 4 och 6 §§ räntelagen; 2, 4 och 4 a §§ lagen om ersättning för inkassokostnader m.m.).

E-faktura: en elektronisk faktura får bara utfärdas om mottagaren godkänner det (17 kap. 20 § mervärdesskattelagen). Leverantörer som fakturerar en myndighet, kommun eller region till följd av offentlig upphandling som påbörjats från och med den 1 april 2019 ska skicka e-faktura enligt den europeiska standarden; en pdf eller inskannad pappersfaktura räknas inte (4 § lagen om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling). Från den 1 juli 2030 blir e-faktura och digital rapportering obligatoriska vid handel mellan företag i olika EU-länder. Regeringen utreder om det också ska gälla inom Sverige; utredningen ska vara klar den 30 november 2027.

Det här är en sammanfattning, inte juridisk rådgivning eller skatterådgivning. Är du osäker, fråga din redovisningskonsult eller Skatteverket.

• Mervärdesskattelagen, 17 kap. – Fakturering (Sveriges riksdag)
• Mervärdesskattelagen, 18 kap. 4 och 41 §§ – Momsbefrielse vid liten omsättning (Sveriges riksdag)
• Momslagens regler om fakturering (Skatteverket)
• Momssatser och undantag från moms (Skatteverket)
• Momsregistreringsnummer (Skatteverket)
• F-skatt och FA-skatt (Skatteverket)
• Skatteförfarandelagen, 10 kap. 11–12 §§ (Sveriges riksdag)
• Hur ska en faktura för rot- eller rutarbete vara utformad? (Skatteverket)
• Räntelagen (1975:635) (Sveriges riksdag)
• Lagen (1981:739) om ersättning för inkassokostnader m.m. (Sveriges riksdag)
• Bokföringslagen, 7 kap. – Arkivering (Sveriges riksdag)
• Lagen (2018:1277) om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling (Sveriges riksdag)
• E-faktura till offentlig sektor (DIGG)
• Nya EU-regler om e-fakturering och rapportering, ViDA (Skatteverket)

Tips för att få betalt i tid

• Numrera fakturorna utan luckor och utan upprepade nummer, till exempel 2026-031, 2026-032.
• Beskriv arbetet så att kunden känner igen det utan att behöva ringa: vad, hur mycket och när.
• Skriv ett tydligt förfallodatum. Mallen räknar ut det från betalningsvillkoren, till exempel ”30 dagar netto”.
• Under ”Betalningsinformation” skriver du bankgiro, plusgiro eller kontonummer och ett referensnummer med fakturanumret.
• Skicka fakturan så snart arbetet är klart, och spara en kopia av varje faktura du skickar i sju år.