Wzór faktury VAT do wydrukuWypełnij fakturę, sprawdź podgląd i wydrukuj ją albo zapisz jako PDF. Bez konta i bez opłat. Faktury między firmami wystawia się w KSeF: przeczytaj uwagę w formularzu.

Jak wystawić fakturę w 3 krokach

1. 1

   Twoje dane i dane nabywcy

   Wpisz swoje imię i nazwisko lub nazwę firmy, adres i NIP, a potem nazwę, adres i (jeśli nabywca jest firmą) NIP nabywcy. Twoje dane zostają w przeglądarce, więc wpisujesz je tylko raz.

2. 2

   Pozycje, data sprzedaży i VAT

   Dodaj usługi lub towary z ilością i ceną netto, datę sprzedaży i stawkę VAT. Wzór liczy wartość netto, VAT według stawek i należność ogółem. Dla sprzedaży zwolnionej z VAT albo z odwrotnym obciążeniem zaznacz pole: VAT znika, a na fakturze pojawia się właściwy dopisek.

3. 3

   Sprawdź, wydrukuj lub zapisz jako PDF

   Pod formularzem pojawia się lista danych, których jeszcze brakuje na fakturze. Wydrukuj fakturę albo zapisz ją jako PDF. Przyciskiem „Zacznij nową fakturę” zostawiasz swoje dane i nabywcę, a numer rośnie o jeden.

Faktura, faktura pro forma i KSeF

Od 1 kwietnia 2026 r. (największe firmy od 1 lutego 2026 r.) polscy podatnicy, także zwolnieni z VAT, wystawiają faktury w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiona w KSeF wraz z przydzielonym numerem identyfikującym ją w tym systemie. Dokument wydrukowany lub zapisany jako PDF z tego wzoru nie jest fakturą ustrukturyzowaną.

Ten wzór przyda się: do faktury dla klienta prywatnego (konsumenta), do faktury pro forma, gdy Twoja firma nie ma siedziby w Polsce, a do 31 grudnia 2026 r. także dla firm, o ile suma brutto faktur wystawionych poza KSeF w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł. Od 1 stycznia 2027 r. to ułatwienie przestaje obowiązywać.

Faktura pro forma nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT. Ma charakter informacyjny, nosi dopisek „pro forma” i nie trafia do KSeF. Po dostawie lub otrzymaniu zaliczki trzeba wystawić właściwą fakturę.

VAT, zwolnienie i adnotacje na fakturze

• Stawka VAT, którą wpiszesz, dotyczy całej faktury. Jeśli pozycja ma inną stawkę, wpisz ją w małe pole obok nazwy: faktura pokaże wtedy wartość netto i VAT osobno dla każdej stawki oraz kolumnę ze stawką.
• Rabat rozkłada się proporcjonalnie na stawki. Koszty wysyłki mają stawkę całej faktury; jeśli mają inną stawkę, wpisz je jako zwykłą pozycję.
• Sprzedaż zwolniona z VAT: zaznacz pole, a faktura nie pokaże VAT i wydrukuje podstawę zwolnienia. Domyślnie jest to art. 113 ust. 1 ustawy o VAT (zwolnienie podmiotowe do 240 000 zł). Przy zwolnieniu przedmiotowym wpisz właściwy przepis, np. art. 43 ust. 1 z numerem punktu, pod „Teksty” albo bezpośrednio na fakturze.
• Odwrotne obciążenie: zaznacz pole, a faktura wydrukuje wyrazy „odwrotne obciążenie” i nie pokaże VAT. Podaj NIP lub numer VAT UE nabywcy.
• Mechanizm podzielonej płatności: jeśli należność ogółem przekracza 15 000 zł, sprzedajesz podatnikowi i towary lub usługi są na liście w załączniku nr 15 do ustawy o VAT, zaznacz pole „mechanizm podzielonej płatności”. Lista nie jest tu wbudowana, to Ty decydujesz, czy dopisek jest potrzebny. Od 1 stycznia 2027 r. lista się zmienia.
• Termin płatności liczy się z warunków płatności (np. „Przelew, 14 dni”); możesz też wpisać datę. Przy „Gotówka” termin wypada tego samego dnia.
• Dane do płatności: wpisz odbiorcę, numer rachunku i tytuł przelewu z numerem faktury.

Co mówi prawo

KSeF: podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Obowiązek obejmuje od 1 lutego 2026 r. firmy, których sprzedaż wraz z VAT przekroczyła w 2024 r. 200 000 000 zł, a od 1 kwietnia 2026 r. pozostałych podatników, także zwolnionych z VAT (art. 2 pkt 32a, art. 106ga ust. 1, art. 145l ustawy o VAT).

Faktury poza KSeF do końca 2026 r.: od 1 kwietnia do 31 grudnia 2026 r. podatnik może wystawiać faktury elektroniczne (np. PDF) lub papierowe poza KSeF, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z podatkiem udokumentowana takimi fakturami wystawionymi w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000 zł. Traci to prawo począwszy od faktury, którą przekroczono ten limit. Do limitu nie wlicza się faktur dla konsumentów ani faktur z kasy rejestrującej (art. 145m i 145n).

Kara od 2027 r.: od 1 stycznia 2027 r., jeżeli podatnik wbrew obowiązkowi nie wystawi faktury ustrukturyzowanej w KSeF, naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć karę pieniężną do 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze wystawionej poza KSeF, a gdy faktura nie wykazuje podatku – do 18,7% kwoty należności ogółem (art. 106ni ust. 1).

Kiedy KSeF nie obowiązuje: m.in. przy fakturach na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej (konsumenta) oraz przy fakturach wystawianych przez podatnika bez siedziby i stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce; wtedy wystawia się fakturę elektroniczną lub papierową, a KSeF można użyć dobrowolnie. Nie dotyczy też podatników korzystających z unijnego zwolnienia dla małych przedsiębiorstw (art. 113a). Fakturę dla klienta zagranicznego polski podatnik wystawia w KSeF i przekazuje mu ją w uzgodniony sposób, np. jako PDF. Fakturę papierową wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach: jeden dla nabywcy, drugi dla sprzedawcy (art. 106ga ust. 2–4, art. 106gb ust. 4, art. 106gc ust. 5).

Treść faktury: faktura powinna zawierać datę wystawienia; kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który jednoznacznie identyfikuje fakturę; imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy; NIP sprzedawcy i numer, pod którym nabywca jest zidentyfikowany na potrzeby podatku (NIP lub numer VAT UE); datę dostawy lub wykonania usługi albo otrzymania zapłaty, jeśli różni się od daty wystawienia; nazwę (rodzaj) towaru lub usługi; miarę i ilość lub zakres usług; cenę jednostkową netto; opusty i rabaty, jeśli nie są w cenie; wartość sprzedaży netto; stawkę podatku; sumę wartości netto z podziałem na stawki i sprzedaż zwolnioną; kwotę podatku według stawek; kwotę należności ogółem. Przy należności do 450 zł faktura może nie zawierać danych nabywcy i części tych danych, jeśli pozwala ustalić kwotę podatku dla każdej stawki (art. 106e ust. 1 pkt 1–15 i ust. 5 pkt 3).

Termin i waluta: fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę (przy zaliczce – po miesiącu otrzymania zapłaty), i nie wcześniej niż 60. dnia przed dostawą, usługą lub otrzymaniem zaliczki. Kwoty podatku wykazuje się w złotych; kwoty w walucie obcej przelicza się na złote według zasad dla podstawy opodatkowania. Kwoty zaokrągla się do pełnych groszy (art. 106i ust. 1, 2 i 7, art. 106e ust. 11).

Zwolnienie z VAT: zwolniona jest sprzedaż podatnika z siedzibą w Polsce, którego wartość sprzedaży bez podatku nie przekroczyła w poprzednim ani bieżącym roku 240 000 zł; zwolnienie traci moc od czynności, którą przekroczono tę kwotę. Taki podatnik nie musi wystawiać faktury, chyba że nabywca zażąda jej w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca sprzedaży. Na fakturze dokumentującej sprzedaż zwolnioną wskazuje się przepis ustawy (np. art. 113 ust. 1 lub art. 43 ust. 1) albo dyrektywy 2006/112/WE, albo inną podstawę prawną zwolnienia (art. 113 ust. 1, 5 i 9, art. 106b ust. 2–3, art. 106e ust. 1 pkt 19 i ust. 4 pkt 3).

Odwrotne obciążenie i inne adnotacje: faktura zawiera wyrazy „odwrotne obciążenie”, gdy nabywca jest zobowiązany do rozliczenia VAT. Ustawa przewiduje też adnotacje „metoda kasowa”, „samofakturowanie” oraz oznaczenia procedury marży (dla biur podróży, towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich i antyków); wpisz je pod „Teksty” albo w uwagach (art. 106e ust. 1 pkt 16–18 i ust. 2–3).

Mechanizm podzielonej płatności: faktura, w której kwota należności ogółem przekracza 15 000 zł lub jej równowartość w walucie obcej, obejmująca dostawę na rzecz podatnika towarów lub usług wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy, musi zawierać wyrazy „mechanizm podzielonej płatności”. Za brak dopisku urząd może ustalić dodatkowe zobowiązanie w wysokości 30% kwoty podatku. Od 1 stycznia 2027 r. lista w załączniku nr 15 się zmienia (art. 106e ust. 1 pkt 18a i ust. 12–13, art. 108a ust. 1a–2; Dz.U. 2026 poz. 1270).

Faktura pro forma: pro forma nie jest dokumentem księgowym (fakturą) i pełni jedynie funkcję informacyjną; należy na niej umieścić dopisek „pro forma”. Nie wystawia się jej po otrzymaniu zapłaty. Faktur pro forma nie przesyła się do KSeF.

To jest streszczenie, a nie porada prawna ani podatkowa. W razie wątpliwości zapytaj księgowego, doradcę podatkowego lub Krajową Informację Skarbową.

• Ustawa o podatku od towarów i usług, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1263 (ISAP)
• Ustawa zmieniająca ustawę o VAT, Dz.U. 2026 poz. 1270 (ISAP)
• KSeF – Od kiedy trzeba wystawiać faktury w KSeF? (podatki.gov.pl)
• KSeF – Faktury do 10 000 zł miesięcznie (podatki.gov.pl)
• KSeF – Zakres obowiązkowego KSeF (podatki.gov.pl)
• KSeF – Konsumenci i osoby fizyczne (podatki.gov.pl)
• Jakie są rodzaje faktur (biznes.gov.pl)

Wskazówki, żeby klient zapłacił na czas

• Numeruj faktury po kolei, bez luk i powtórzeń, np. FV/2026/031, FV/2026/032.
• Opisz pracę tak, żeby klient rozpoznał ją bez telefonu do Ciebie: co, ile i kiedy.
• Wpisz wyraźny termin płatności. Wzór liczy go z warunków płatności, np. „Przelew, 14 dni”.
• W polu „Dane do płatności” podaj odbiorcę, numer rachunku i tytuł przelewu z numerem faktury.
• Wyślij fakturę zaraz po wykonaniu pracy i zachowaj kopię każdej wysłanej faktury.