Dossier de location : fiche locataireIndiquez le logement et le loyer, choisissez ce que vous demandez, puis imprimez la fiche vierge ou enregistrez-la en PDF. Gratuit, sans inscription : rien n'est envoyé.

Comment créer la fiche de candidature

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   Choisir le pays

   Les rubriques proposées changent selon le pays : la loi ne permet pas de demander la même chose en France, en Wallonie, à Bruxelles, en Suisse ou au Québec. À Bruxelles, la fiche se limite à ce que le formulaire officiel permet.

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   Inscrire le logement et vos coordonnées

   Indiquez l'adresse du logement, le loyer, les charges et la garantie prévues au bail (selon le pays), la date de disponibilité, votre nom, votre téléphone ou e-mail et l'endroit où renvoyer la fiche remplie.

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   Choisir ce que vous demandez

   Cochez uniquement les rubriques utiles pour choisir un locataire. Vous pouvez ajouter jusqu'à six questions de votre choix, si le pays le permet.

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   Imprimer et remettre

   Imprimez la fiche ou envoyez le PDF. Chaque personne qui signera le bail remplit sa propre fiche à la main. Vos informations sur le logement restent dans votre navigateur.

Ce que demande la fiche, pays par pays

• France : nom, adresse actuelle, téléphone et e-mail ; si vous le cochez, la date de naissance, la profession, l'employeur et le type de contrat, les revenus et les autres ressources ; une personne qui se porte caution ; et la liste des pièces justificatives que le décret autorise (identité, domicile, situation professionnelle, ressources).
• Wallonie : nom, adresse et moyen de contact ; si vous le cochez, la date de naissance, la composition du ménage, l'état civil (seulement si marié ou cohabitant légal), le montant des ressources et la preuve du paiement des trois derniers loyers.
• Bruxelles : seulement le nom et le prénom, l'e-mail ou le téléphone, le nombre de personnes du ménage et le montant des ressources, ce que permet le formulaire officiel. Pas de questions supplémentaires.
• Suisse : nom, date de naissance, adresse et contact ; si vous le cochez, le nombre d'occupants, l'usage familial du logement, la profession et l'employeur, le revenu annuel approximatif, un animal, les poursuites, un bail résilié par le bailleur, des références facultatives et la phrase qui précise que les justificatifs ne sont demandés qu'au candidat retenu.
• Luxembourg : nom, adresse et contact, puis seulement ce que vous cochez : je n'ai pas trouvé de texte luxembourgeois qui liste les questions permises.
• Québec : nom complet, adresse actuelle complète et moyen de joindre le candidat ; si vous le cochez, les coordonnées du locateur actuel avec l'accord du candidat et la façon dont il peut montrer qu'il peut payer le loyer. Pas d'emploi, de salaire, de véhicule ni de banque.
• Dans tous les pays : une phrase sur l'usage des données et sur la non-discrimination, et la signature du candidat. Aucune somme d'argent, aucun frais de dossier, aucun numéro de sécurité sociale.

Ce que dit la loi

France : le propriétaire ou l'agence peut vérifier l'identité, le domicile, la situation professionnelle et les ressources du futur locataire et de sa caution, mais seulement avec les justificatifs d'une liste fixée par décret ; il lui est interdit d'en exiger d'autres, sous peine d'une amende pouvant aller jusqu'à 3 000 € (15 000 € pour une personne morale) (décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015 ; loi du 6 juillet 1989, art. 22-2). La liste comprend, par catégorie, un seul justificatif d'identité (carte d'identité, passeport, permis de conduire ou titre de séjour), un seul justificatif de domicile (trois dernières quittances de loyer ou attestation du précédent propriétaire, attestation de l'hébergeant, ou dernier avis de taxe foncière), un ou plusieurs justificatifs de situation professionnelle (contrat de travail ou attestation de l'employeur, extrait K ou Kbis, carte d'étudiant ou certificat de scolarité…) et un ou plusieurs justificatifs de ressources (dernier avis d'imposition, trois dernières fiches de paie, justificatifs de pensions et d'allocations, titre de propriété…). Des copies suffisent ; le propriétaire peut demander à voir les originaux. Ne peuvent pas être demandés, par exemple, le livret de famille, la carte Vitale, les relevés de compte bancaire, un contrat de mariage, un jugement de divorce ou un extrait de casier judiciaire (CNIL). Aucune somme d'argent ne peut être réclamée pour réserver le logement ni avant la signature du bail ; à la signature, le propriétaire peut recevoir le loyer, le dépôt de garantie et les frais d'agence liés à la mise en location.

France, avant la visite et après : la CNIL estime qu'au stade de la recherche on peut demander l'identité, les coordonnées (e-mail ou téléphone) et les critères de recherche, et que la visite ne devrait pas dépendre de justificatifs, notamment financiers. Les candidats doivent être informés de l'usage de leurs données ; la CNIL recommande de joindre une note d'information à la liste des documents. Pour les candidats non retenus, trois mois de conservation sont « en principe adéquats » ; les documents reçus en plus de la liste devraient être supprimés ou rendus (référentiel de 2021, qui n'est pas contraignant). L'État propose aux candidats un service en ligne, DossierFacile. Le choix du locataire doit reposer sur des critères objectifs : écarter un candidat à cause de l'origine, du sexe, de la situation de famille, de la grossesse, de l'âge, de l'état de santé, du handicap, de l'orientation sexuelle, de la religion, etc. est puni de 3 ans de prison et de 45 000 € d'amende (loi du 6 juillet 1989, art. 1 ; Code pénal, art. 225-1 et 225-2).

Belgique, Wallonie : le bailleur choisit le preneur librement et sans discrimination. Il peut demander au candidat : nom et prénom, un moyen de communication, l'adresse, la date de naissance ou une preuve de la capacité à contracter, la composition de ménage, l'état civil s'il est marié ou cohabitant légal, le montant des ressources financières et la preuve du paiement des trois derniers loyers. Aucune autre donnée ne peut être exigée, sauf finalité légitime et motifs sérieux et proportionnés (décret du 15 mars 2018, art. 6). Bruxelles : un formulaire de candidature officiel et standardisé fixe tout ce que le bailleur peut demander : nom, prénom, e-mail ou téléphone avant la visite ; le nombre de personnes du ménage et le montant des ressources (pas leur origine) à l'appui de la candidature ; une pièce d'identité et l'état civil si la candidature est retenue. Toute autre demande est illégale, même si la réponse n'est pas obligatoire ; le bailleur ne peut ni imposer un document précis pour les ressources ni exiger un revenu minimal calculé, par exemple trois fois le loyer. Une discrimination constatée peut entraîner une amende administrative de 125 € à 6 200 €. Flandre : non vérifié.

Suisse : le Préposé fédéral à la protection des données (PFPDT) part d'une procédure en deux étapes : un formulaire pour tous les candidats, puis les justificatifs (copie de la pièce d'identité, justificatifs de revenus, références) seulement aux candidats présélectionnés. Sont admis : nom, prénom, date de naissance, adresse et téléphone des signataires et garants ; profession et employeur ; revenu annuel approximatif, par tranches ; poursuites en cours et actes de défaut de biens des cinq dernières années (avec, plus tard, un extrait du registre des poursuites) ; la résiliation du bail actuel par le bailleur et son motif ; le nombre d'occupants et l'usage familial du logement. En principe, pas d'état civil, de confession ni de nationalité, sauf pour savoir si la personne est suisse ou étrangère et, dans ce cas, le type et l'échéance du permis ; ni le montant du loyer actuel ni la durée du bail actuel. Les références sont facultatives et ne se prennent qu'avec l'accord clair du candidat. Une fois le bail signé, les dossiers des autres candidats doivent être détruits. Une transaction couplée au bail, sans lien avec l'usage du logement, comme une assurance auprès de la gérance, est nulle (CO, art. 254). Les sûretés ne peuvent pas dépasser trois mois de loyer (CO, art. 257e).

Luxembourg : il est interdit de traiter différemment des candidats, sans justification objective, en raison de la race ou de l'ethnie, du sexe, de l'orientation sexuelle, de la religion ou des convictions, du handicap, de l'âge ou de la nationalité (lois du 28 novembre 2006 et du 7 novembre 2017, selon le Centre pour l'égalité de traitement). La garantie locative ne peut pas dépasser 2 mois de loyer et le propriétaire ne peut pas imposer un paiement en espèces (Guichet.lu). Je n'ai trouvé aucun texte ni avis de la CNPD qui liste les questions qu'un bailleur peut poser à un candidat.

Québec : le locateur ne recueille que les renseignements nécessaires à l'évaluation et à la gestion d'une demande de location. Il peut demander le nom, le prénom et l'adresse actuelle complète, et demander à voir une pièce d'identité, mais pas la photocopier, la photographier ni en noter les informations ; il ne peut pas refuser une candidature parce que le candidat ne donne pas son numéro d'assurance maladie ou de permis de conduire. Avec le consentement du candidat, il peut recueillir les noms et coordonnées des locateurs actuels ou antérieurs, ou faire une enquête de crédit. L'emploi, l'employeur, le salaire, le véhicule, la banque ou un spécimen de chèque ne sont pas nécessaires. La Commission des droits de la personne ajoute qu'en règle générale on ne peut exiger ni le nombre d'occupants, ni l'âge et le sexe des enfants, ni l'état civil, ni le pays d'origine. La Charte des droits et libertés de la personne interdit la discrimination (art. 10). À la signature du bail, seul le premier terme de loyer, d'un mois au plus, peut être exigé d'avance, et aucune autre somme (art. 1904 C.c.Q.).

Ceci est un résumé, pas un conseil juridique. Je n'ai pas pu lire Légifrance (décret n° 2015-1437), les textes de la justice belge, le site de la Commission d'accès à l'information du Québec ni LégisQuébec, qui bloquent la lecture automatique : j'ai suivi les pages de service-public.gouv.fr, de la CNIL, de Bruxelles Logement, du Tribunal administratif du logement et du PFPDT, qui les reprennent.

• Justificatifs à donner au propriétaire (service-public.gouv.fr)
• Discrimination à la location d'un logement (service-public.gouv.fr)
• Dépôt de garantie (service-public.gouv.fr)
• Location d'un bien immobilier : quels justificatifs demander aux candidats ? (CNIL)
• Référentiel gestion locative (CNIL)
• DossierFacile, le service en ligne de l'État pour les candidats
• Décret wallon du 15 mars 2018 relatif au bail d'habitation (Wallex)
• Bruxelles : renforcement des instruments contre la discrimination sur le marché locatif (be.brussels)
• Bruxelles : formulaire de candidature officiel (Bruxelles Logement)
• Bruxelles : brochure « La discrimination au logement »
• Suisse : aide-mémoire sur les formulaires de demande de location (PFPDT)
• Suisse : Code des obligations (Fedlex)
• Luxembourg : conclure un contrat de bail (Guichet.lu)
• Luxembourg : La location sans discrimination (Centre pour l'égalité de traitement)
• Québec : bail et protection des renseignements personnels (Tribunal administratif du logement)
• Québec : aide-mémoire sur les droits de la personne en matière de logement (CDPDJ)
• Québec : Obtenir un logement, vos droits (CDPDJ)
• Québec : guide « Bien comprendre le bail et sa portée »

Conseils pour les propriétaires

• Ne demandez que ce qui sert à choisir : si une rubrique ne vous est pas utile, décochez-la.
• En France, ne demandez des justificatifs qu'après la visite, et seulement ceux de la liste officielle ; rendez ou supprimez les documents envoyés en plus.
• Ne demandez aucune somme avant la signature du bail, même pour réserver le logement.
• Si plusieurs personnes doivent signer le bail, chacune remplit sa propre fiche.
• Conservez les fiches remplies en lieu sûr et détruisez celles des candidats que vous n'avez pas retenus.
• Appliquez les mêmes critères à tous les candidats, et seulement des critères objectifs.