Spesenabrechnung VorlageAusgaben mit Kategorie und Beleg eintragen, Vorschuss abziehen, dann zum Unterschreiben drucken oder als PDF speichern. Oder ein leeres Formular drucken. Nichts von Ihren Eingaben wird hochgeladen.
Design
Ganze Seite · der Ausdruck hat kein Wasserzeichen und kein Logo.
Hinweis: Erstellt mit SnapPaperwork. Nur für echte dienstliche Ausgaben. Tragen Sie keine Ausgaben oder Beträge ein, die nicht stimmen, und reichen Sie keinen Beleg zweimal ein.
Beispiele2 Layouts mit erfundenen Angaben ausgefüllt. Öffnen Sie eines, um mit diesem Layout zu starten.
Lieber von Hand ausfüllen? Leere Vorlage ausdrucken und handschriftlich ausfüllen.
Was ist eine Spesenabrechnung?
Mit einer Spesenabrechnung listen Sie dienstliche Ausgaben auf, die Sie selbst bezahlt haben, damit Ihr Arbeitgeber sie erstattet. Darauf stehen Datum, Kategorie, Beschreibung und Betrag jeder Ausgabe, die Summen und Ihre Unterschrift. Sie geben sie nach der Dienstreise oder am Monatsende ab.
So erstellen Sie Ihre Spesenabrechnung
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Name und Anlass eintragen
Tragen Sie Ihren Namen, die Abteilung, Ihre Führungskraft, den Zeitraum und den Anlass ein, zum Beispiel eine Dienstreise oder einen Messebesuch. Leere Felder werden als Linien gedruckt.
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Ausgaben hinzufügen
Für jede Ausgabe eine Zeile: Datum, Kategorie, wofür und wo, Betrag. Haken Sie „Beleg“ an, wenn Sie den Beleg beilegen. Einen Vorschuss tragen Sie oben ein; die Vorlage zieht ihn von der Summe ab.
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Unterschreiben und einreichen
Drucken Sie die Abrechnung oder speichern Sie sie als PDF, unterschreiben Sie sie und reichen Sie sie mit den Belegen ein. Ohne Ausgaben entsteht ein leeres Formular zum Ausfüllen von Hand.
Tipps
- Sammeln Sie die Belege schon unterwegs und tragen Sie die Ausgaben bald nach der Reise ein, solange Sie noch wissen, wofür jede war.
- Schreiben Sie bei Bewirtungen dazu, mit wem Sie gegessen haben und warum. Das spart Rückfragen.
- Heften Sie die Belege in derselben Reihenfolge wie die Zeilen hinter die Abrechnung.
- Was erstattet wird und bis zu welcher Höhe, regeln die Reisekostenrichtlinien Ihres Arbeitgebers. Fragen Sie im Zweifel vorher nach.
- Hat Ihr Arbeitgeber mehr Vorschuss gezahlt, als Sie ausgegeben haben, zeigt die Abrechnung den Betrag, den Sie zurückzahlen.
Häufige Fragen
Ist die Spesenabrechnung Vorlage kostenlos?
Ja. Sie brauchen kein Konto, und auf dem Ausdruck gibt es kein Wasserzeichen und kein Logo von uns.
Werden meine Eingaben gespeichert?
Nur in Ihrem eigenen Browser, damit die Abrechnung beim nächsten Besuch noch da ist. Nichts wird an uns gesendet. Im privaten Fenster wird nichts gespeichert.
Rechnet die Vorlage Beträge für mich aus?
Sie addiert die Beträge, bildet Summen je Kategorie und zieht den Vorschuss ab. Jeden einzelnen Betrag tragen Sie selbst ein, so wie er auf dem Beleg steht. Was erstattet wird, erfahren Sie bei Ihrem Arbeitgeber.
Wie wird der Vorschuss verrechnet?
Tragen Sie den Vorschuss oben ein. Die Vorlage zieht ihn von der Summe der Ausgaben ab und zeigt den Erstattungsbetrag. Ist der Vorschuss höher, steht dort der Betrag, den Sie zurückzahlen.
Kann ich ein leeres Formular drucken?
Ja. Fügen Sie einfach keine Ausgaben hinzu: Dann wird die Seite mit leeren Zeilen gedruckt, und die Summen sind Linien zum Ausfüllen. Unter „Zusätzliche leere Seiten“ können Sie weitere Seiten hinzufügen.
Passt die Abrechnung auf A4?
Ja. A4 ist voreingestellt. Lange Abrechnungen gehen auf weitere Seiten über, mit Spaltenüberschriften und Seitenzahl auf jeder Seite; die Summen stehen auf der letzten Seite.
Wie kann ich eine Spesenabrechnung selber erstellen?
Tragen Sie oben Ihren Namen und den Zeitraum ein und fügen Sie dann jede Ausgabe mit Datum, Kategorie, Beschreibung und Betrag hinzu. Das Papier rechts füllt sich mit, die Summen werden ausgerechnet.
Gibt es die Spesenabrechnung zum Ausdrucken als PDF?
Ja. Mit „PDF herunterladen“ speichern Sie sie als PDF, mit „Drucken“ gehen Sie direkt zum Drucker. Beides ist kostenlos und ohne Konto.
Welche Angaben gehören auf eine Spesenabrechnung?
Name, Zeitraum, Zweck der Reise oder Ausgabe, jede Ausgabe mit Datum, Kategorie und Betrag sowie die Unterschriften. Ob Belege beiliegen müssen, legt Ihr Arbeitgeber fest.